5.5 员工管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）员工的日常管理、休假、轮岗、保密等的管理流程。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
劳动合同管理办法
休假管理制度
员工轮岗管理规定
商业秘密管理规定
人力资源短缺专项预案
人力资源管理程序
员工档案管理办法
职务晋升与职称晋级管理规定
绩效管理程序
员工手册
危机处理机制
应急预案
招聘程序
试用期转正管理规定。
1.4职责分工
战略人力资源部：负责员工的招聘及签订劳动合同，员工档案及职称管理以及员工关系终止的管理。
各部门：负责本部门的新入职员工的岗前培训，负责员工上岗及日常管理、员工考勤和请假管理、员工轮岗及保密管理。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 5.5-CT1 保证劳动合同及劳动关系的合法 合法合规目标
2 5.5-CT2 保证员工档案管理的规范 经营效率目标
3 5.5-CT3 保证公司的商业秘密和信息安全 经营效率目标
4 5.5-CT4 确立规范的员工日常行为规范 经营效率目标
4 5.5-CT5 确保新入职员工符合公司要求 经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
5.5-R1 未能及时与职工签订书面劳动合同，导致用工合规风险，影响公司合法合s规目标 5.5-CT1 5.5-CA1 公司员工签订劳动合同应以书面形式订立，自用工之日起一个月内订立书面劳动合同 预防性 劳动合同管理办法 录用登记表、劳动合同书
5.5-R2 劳动合同的各项条款未能满足国家相关法律条例规定，导致法律风险，影响公司合法合规性目标 5.5-CT1 5.5-CA2 劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月 预防性 劳动合同管理办法 劳动合同书
5.5-CT1 5.5-CA3 使用法律部审核通过的合同版本签订劳动合同 预防性 劳动合同管理办法 劳动合同书
5.5-R3 未能合理、合法解决劳动争议，导致法律风险，影响公司合法合规性目标 5.5-CT1 5.5-CA4 用人单位与员工发生劳动争议，当事人可以依法申请调解、仲裁、提起诉讼，也可协商解决：1）公司在解除劳动合同前，需经过工会的审核确认，审核通过的方可接触；2）发生劳动争议后，当事人可首先向工会以口头或书面形式提出争议内容，工会在四个工作日内和相关部门协调沟通给出处理意见；3）当工会就劳动争议调解不成时，员工可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，当事人提出仲裁要求的时效自劳动争议发生之日起一年内有效 预防性 劳动合同管理办法 劳动争议调解书
5.5-R4 员工违反劳动合同时，未能进行相应处罚，造成劳动合同条款不严格执行，影响公司对员工约束 5.5-CT1 5.5-CA5 员工违反规定或劳动合同的约定解除合同，对单位造成损失的，应赔偿用人单位以下损失：1) 用人单位招收录用其所支付的费用；2) 用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；3) 对生产、经营和工作造成直接经济损失，需进行相应赔偿；4) 劳动合同约定的其他赔偿费用 预防性 劳动合同管理办法 处罚通知；解除劳动合同协议书
5.5-R5 对关键岗位人员缺乏有效激励与约束，造成企业无法留住人才，甚至使其有机会利用权力谋求私利危害企业 5.5-CT3 5.5-CA6 在制定员工绩效考核制度时，应当充分考虑对关键岗位员工的激励，将其工作绩效与奖惩额充分挂钩，以达到留住人才的目的 预防性 绩效管理程序 绩效管理程序
5.5-R6 新进员工及调入人员档案不齐全，导致未来管理难度加大，影响公司日常经营效率 5.5-CT2 5.5-CA7 公司人力资源及行政部在新员工入职时，对移交档案进行审查，合理保证档案的完整性与正确性。 预防性 员工档案管理办法 人事档案管理台账
5.5-R7 员工档案记载参加工作时间存在多个版本，数据不一致，认定有困难，导致退休时间难以确认，影响员工利益 5.5-CT2 5.5-CA8 各单位在接受员工提交的档案时，进行事先审查 预防性 员工档案管理办法 人事档案管理台账
5.5-CT2 5.5-CA9 公司人力资源及行政部定期对员工档案关键部分（如：年龄，参加工作时间）进行梳理，查找数据不一致的现象，及时纠正 发现性 员工档案管理办法 人事档案管理台账
5.5-R8 没有重要岗位员工轮岗制度，导致员工发生徇私舞弊风险增加，影响公司资产安全 5.5-CT3 5.5-CA10 对关键岗位进行识别，并对必要的关键岗位实行定期轮换 预防性 员工轮岗管理规定 轮岗规定
5.5-R9 员工休假未能经过上级主管审批，导致员工缺席正常生产活动，影响公司日常经营效率 5.5-CT4 5.5-CA11 制定具体办法明确员工休假手续，员工休假前必须向上级领导的说明并且通过审批才能开始休假 申请/审批 预防性 休假管理制度 休假审批单
5.5-R10 没有建立关键岗位员工保密制度，导致员工随意泄露公司机密，影响公司信息安全 5.5-CT3 5.5-CA12 对高级管理人员、高级技术人员等关键岗位上负有保密义务的员工签订保密协议 预防性 商业秘密管理规定 保密协议
5.5-R11 个人提交的职称评定材料存在抄袭或造假，给企业造成名誉损失 5.5-CT4 5.5-CA13 各部门对本部门人员申报材料进行审查 预防性 职务晋升与职称晋级管理规定 职称申报材料真实性审查表
5.5-CT4 5.5-CA14 对于已查处的申报材料造假行为的相关责任人进行惩处 发现性 职务晋升与职称晋级管理规定 职称申报材料真实性审查表
5.5-R12 公司员工职称资质外借，给公司造成法律纠纷或赔偿责任 5.5-CT4 5.5-CA15 各部门加强对对员工职称证书统一管理，对于出借职称证书行为，加强对员工的批评教育 预防性 职务晋升与职称晋级管理规定
5.5-CT4 5.5-CA16 对于出借证书，对企业造成损失的行为，对相关责任人进行检查和惩处 发现性 职务晋升与职称晋级管理规定
5.5-R13 员工具备的专业技术职称与所从事的岗位不相符，给企业造成安全隐患 5.5-CT3 5.5-CA17 根据公司专业技术人员职称评聘管理制度，尽量安排专业技术人员从事与专业对口的岗位 预防性 职务晋升与职称晋级管理规定
5.5-CT3 5.5-CA18 对于调整工作岗位的专业技术人员进行相关岗位的业务知识培训，以及安全培训 发现性 职务晋升与职称晋级管理规定
5.5-R14 未建立明确的员工日常行为规范，导致员工随意行为，影响公司资产安全 5.5-CT4 5.5-CA19 在员工日常管理规定中规定企业员工在日常工作、生产、生活、学习和交往中应该遵守的道德规范（传统美德、社会公德、职业道德）、行为规范（工作规范、操作规范）和语言礼仪规范等的统称，以及如何按照标准规范员工行为所采取的一系列方法、措施和步骤 预防性 员工手册 员工日常行为规范
5.5-R15 员工的日常行为规范与国家法规相违背，导致法律风险，给企业造成法律隐患 5.5-CT4 5.5-CA20 根据国家相关的法律法规对公司的员工日常行为规范进行梳理，清除其中与法律法规相冲突的地方 发现性 人力资源管理程序 员工日常行为规范
5.5-R16 出现大规模社会罢工，导致工作人员消极怠工、公司停产，甚至公司财产遭受严重破坏和损失 5.5-CT4 5.5-CA21 对罢工的原因和特点进行分析，从公司本身、职工还有***三方面出发，更新观念、改进管理方式，构建和谐稳定的劳动关系，建立零距离沟通制度 预防性 XX应急预案-人力资源短缺专项预案 员工日常行为规范
5.5-R17 公司发生员工大范围集体食物中毒事件，严重影响员工身体健康，影响公司正常生产，并导致公司形象受损 5.5-CT4 5.5-CA22 应该加强职工食堂的监督管理，建立、健全中毒事故应急机制，有效预防、及时控制和最大限度消除中毒事故的危害，保障员工身体健康和生命安全 预防性 危机处理机制 员工日常行为规范
5.5-R18 公司发生重大交通事故，使公司遭受严重人员损失，影响公司正常生产秩序及声誉 5.5-CT4 5.5-CA23 制定交通事故应急预案，最大限度降低人员伤亡和，保障员工的正常生产经营 预防性 应急预案 员工日常行为规范
5.5-R19 员工未能按照相关程序解除劳动关系，导致法律风险，影响公司合法合规性目标 5.5-CT1 5.5-CA24 应明确解除合同的两种情形及工作程序： 1）协议解除劳动合同，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同；
2）单方面解除劳动合同：员工解除劳动合同，应当提前三十日以书面形式通知用人单位；员工在试用期内提前三日通知用人单位；单位提出解除劳动合同，应当事先将理由通知工会，如果工会提出异议，用人单位应研究工会意见并将结果书面告知工会 预防性 员工手册 辞职申请单；解除劳动合同协议书
5.5-R20 没有建立试用期制度，导致公司可能无法了解拟录取员工真实水平，影响日常经营效率 5.5-CT5 5.5-CA25 在公司的招聘程序中加入试用期和岗前培训方面的制度规定 预防性 招聘程序6.7；试用期转正管理规定 试用期转正管理规定
5.5-R21 关键技术岗位聘用人员未签订保密协议，影响公司的信息技术安全 5.5-CT3 5.5-CA26 与公司的高级管理人员、高级技术人员以及涉及到公司商业秘密的人员签订保密协议，对负有保密义务人员签订竞业限制协议 预防性 劳动合同管理办法； 保密协议;竞业限制协议
5.5-R22 试用期合格员工在岗位配置时未充分和综合考虑公司的岗位需求和员工的个人能力、意愿，导致岗位要求和岗位人员不匹配，影响公司日常经营效率 5.5-CT3 5.5-CA27 公司战略人力资源部根据公司的岗位需求和员工的个人能力及意愿对试用期合格的员工进行岗位配置 预防性 试用期转正管理规定 岗位配置书