14.4备品备件采购管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
备品备件采购管理程序
人事管理规定
请采购审批层次。
1.4职责分工
使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。
采购部：执行采购计划，签订采购合同。
授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同
财务部：支付采购货款，并入账等。
物流部：负责采购品验收、入库。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 14.4-CT1 确保备品备件采购数量合理 经营效率目标
2 14.4-CT2 确保采购到符合集团要求的备品备件 经营效率目标
3 14.4-CT3 杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为 经营效率目标
4 14.4-CT4 确保采购经过适当授权审批 经营效率目标
5 14.4-CT5 确保采购成本效率最优化 经营效率目标
6 14.4-CT6 确保采购价格合理 经营效率目标
7 14.4-CT7 确保及时取得发票 经营效率目标
8 14.4-CT8 确保货款支付得到适当审批 资产保全目标
9 14.4-CT9 确保及时收到采购备件 经营效率目标
10 14.4-CT10 确保接收的货符合订单要求 经营效率目标
11 14.4-CT11 确保采购过程进行了正确的账务处理 财务信息真实性目标
12 14.4-CT12 确保采购资料及时归档 经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
14.4-R1 各部门未按实际要求提出备件请购单，导致采购数量超过实际需求，造成集团资源浪费 14.4-CT1 14.4-CA1 制造部按各自实际需求进行采购申请，填写备件请购单 预防型 备品备件采购管理程序 请购单
14.4-R2 备件请购单对备件要求不明确，导致备件不符合实际规格，造成集团经济损失 14.4-CT2 14.4-CA2 备件请购单必须明确备件的规格 预防型 备品备件采购管理程序 请购单
14.4-R3 采购计划的制定、审批、执行、验收等重要流程由一个人负责，导致舞弊风险，造成产品质次价高，采购人员收受回扣 14.4-CT3 14.4-CA3 采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人相互牵制 经办/审批/验收 预防型 备品备件采购管理程序 采购计划流程优化 √ √ √ 原材料-备品备件
14.4-R4 采购人员未执行定期轮岗制度，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失 14.4-CT3 14.4-CA4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告。 预防型 人事管理规定 诚信承诺书 √ √ √ 原材料-备品备件
14.4-R5 未具体明确各直属单位多少金额以上的备品备件采购需要向集团公司申报审批，导致备品备件采购权限设置不明确，造成直属单位备品备件采购管理混乱 14.4-CT4 14.4-CA5 对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级，超过一定金额的采购订单应报公司审批 预防型 备品备件采购管理程序 请购单审批表 √ 原材料-备品备件
14.4-R6 备品备件采购前未进行相关市场调查，未对零配件基本情况信息进行了解从而影响备品备件采购计划的制定 14.4-CT5 14.4-CA6 备品备件采购计划制定前应进行充分的备品备件市场调查，了解备品备件基本信息，合理预测市场变化趋势，形成书面报告并提交设备管理部审核，以便合理制定采购年、月度计划，避免备品备件库存短缺或积压 预防型 备品备件采购管理程序 市场调查报告
14.4-R7 未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本 14.4-CT6 14.4-CA7 备品备件采购计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成备品备件市场调查报告，提交评审委员组审核，以确定合理采购时机，保证物资供应，降低采购成本 预防型 价格分析表
14.4-R8 备品备件采购计划制定不合理，导致备品备件采购数量超过实际需求量，造成集团资源浪费 14.4-CT1 14.4-CA8 下属单位的设备使用单位按时提交备品配件采购计划，采购部根据使用单位提交的备品配件采购计划，结合本单位生产经营任务、设备的维护、保养和修理，考虑设备的使用年限，按备品管理办法，提出备品配件的年、月采购计划，并按规定提交审批 编制/审批 预防型 备品备件采购管理程序 采购计划 √ 原材料-备品备件
14.4-CT1 14.4-CA9 备品配件采购的临时采购计划由设备使用部门根据生产需要提出，审批程序同一般采购计划 编制/审批 预防型 备品备件采购管理程序 采购计划 √ 原材料-备品备件
14.4-R9 备品备件采购计划未经部门领导及总经理审批，导致未经领导审批越权采购，造成舞弊风险 14.4-CT4 14.4-CA10 采购部负责人负责本单位的备品配件采购计划的审批工作 编制/审批 预防型 备品备件采购管理程序6.4 采购计划 √ 原材料-备品备件
14.4-CT4 14.4-CA11 采购部对超出本部门审批权限的备品配件采购计划应提出处理意见，报本单位主管领导审批 编制/审批 预防型 请采购审批层次 采购计划 √ 原材料-备品备件
14.4-R10 备品备件采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，导致备品备件采购价格过高，增加采购成本 14.4-CT6 14.4-CA12 应根据经审批的采购计划，按照采购询价管理制度相关规定组织询价活动，拟定编制询价文件询价单，经审查批准后实施询价；询价供应商原则上不少于三家，并且被询价供应商之间没有关联关系 预防型 备品备件采购管理程序 询价比价单
14.4-R11 设备管理部门领导未经总经理授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成集团经济损失 14.4-CT4 14.4-CA13 对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，大额需求由总经理及其他相关授权人员签订采购合同 申请/审批 预防型 备品备件采购管理程序 采购审批单采购合同 √ 原材料-备品备件
14.4-R12 备品备件采购合同未经相关部门及领导会审，可能导致合同条款存在风险漏洞，包括交易数量及价格、付款时间及方式、违约责任等，造成集团经济损失 14.4-CT4 14.4-CA14 对于非标准合同采购：采购人员应与供应商就备品配件采购的规格、数量、价格、质量、供货周期、质量保证、付款时间及方式、违约责任等与供应商仔细协商，并就针对各合同条款与相关部门及领导进行会审，达成一致意见后，按规定的权限及时签订采购合同，按规定程序进行报批 申请/审批 预防型 备品备件采购管理程序 采购合同会签单 √ 原材料-备品备件
14.4-CT4 14.4-CA15 对于标准合同按正常生产采购审批流程
14.4-R13 未及时取得供应商开具的增值税发票，不能及时抵扣税款，造成集团税务风险 14.4-CT7 14.4-CA16 对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应账务处理 ? 预防型 备品备件采购管理程序 增值税发票 √ 应交税金
14.4-R14 货款支付未按规定程序及权限审批，导致资金管理混乱，造成集团资金损失 14.4-CT8 14.4-CA17 明确付款审核人的责任和权力，按应付管理流程进行审批 申请/审批 预防型 备品备件采购管理程序 付款申请单 √ 应付账款、银行存款
14.4-R15 集团支付货款后，供应商未按合同及时交货，导致集团无法进行正常生产，造成集团经济损失 14.4-CT9 14.4-CA18 对已签订的采购合同，采购人员应与供应商保持必要的联系，关注供应商对合同的履行情况，发现或预测到备品配件采购合同可能不能正常履行时，应及时采取措施，尽量减少由于该合同不能履行而造成的经济损失 预防型 备品备件采购管理程序
14.4-R16 备品备件到货后采购人员未将所到货物与采购订单进行核对，导致收货数量缺失，造成集团资产损失 14.4-CT10 14.4-CA19 建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员根据采购订单或合同对到货数量进行核对，核对无误出具收货单，并递交下一级验收程序相关人员 采购/验收 预防型 备品备件采购管理程序 收货单验收报告 √ 原材料-备品备件
14.4-R17 备品备件入库验收时仅有集团采购人员参与，无其他相关人员参与，包括仓库管理人员、集团设备技术人员等，导致舞弊风险，造成集团经济损失 14.4-CT10 14.4-CA20 对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容的验收，应由集团设备技术人员及仓库管理人员一同参与，验收无误出具验收单。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理 采购/验收 预防型 备品备件采购管理程序 收货单验收报告
14.4-R18 备品备件入库时未记入备品备件台账并开具入库单，导致财务无法及时入账，造成账实不符 14.4-CT12 14.4-CA21 到货经验收无误后，仓库管理人员出具入库单，并登记备品备件库存台账，入库单交财务部门进行账务处理 采购/验收/记账 预防型 备品备件采购管理程序 记账凭证 √ 原材料-备品备件
14.4-R19 备品备件验收完毕后未出具相关的验收单并由验收双方签字确认，导致备品备件验收结果失真，影响正常生产使用 14.4-CT10 14.4-CA22 完成验收后，相应验收机构负责人或验收人员均要在验收单上签字确认，并需送货人员签字方可有效 采购/验收 预防型 备品备件采购管理程序 验收单 √ 原材料-备品备件
14.4-R20 备品备件入库后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符 14.4-CT11 14.4-CA23 备品备件入库后，财务部门人员应根据入库单及采购合同和供应商开具的发票入账 采购/验收/记账 预防型 备品备件采购管理程序 记账凭证采购发票 √ √ 原材料-备品备件
14.4-R21 采购部门未保管与备品备件采购有关的询价比价资料及采购合同等文件资料并定期进行归档，导致备品备件采购后续管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料 14.4-CT12 14.4-CA24 备品备件采购有关采购合同等文件资料正本应在档案室归档，采购部保留副本 预防型 备品备件采购管理程序 归档资料清单