14.3 设备采购管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
采购控制程序
采购作业指导书
固定资产管理制度。
1.4职责分工
设备使用部门；提交设备采购申请等。
采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。
物流部：收货、验货、入库等。
财务部：支付货款、入账等。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 内控手册唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 14.3-CT1 确保划定明确合理的采购岗位职责 经营效率目标
2 14.3-CT2 确保采购成本效率最优化 经营效率目标
3 14.3-CT3 确保采购价格合理 经营效率目标
4 14.3-CT4 确保采购得到适当审批 经营效率目标
5 14.3-CT5 确保设备采购货款支付安全可控 资产保全目标
6 14.3-CT6 确保及时取得发票 经营效率目标
7 14.3-CT7 确保采购合同严格履行 合法合规目标
8 14.3-CT8 确保及时收到采购设备 经营效率目标
9 14.3-CT9 确保采购设备满足公司实际要求 经营效率目标
10 14.3-CT10 确保采购过程进行正确的账务处理 财务信息真实性目标
11 14.3-CT11 确保设备资料及时归档 经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
14.3-R1 采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，采购人员收受回扣，造成设备质次价高 14.3-CT1 14.3-CA1 设备管理制度中明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人 预防型 采购作业指导书 设备管理制度
14.3-R2
采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失
14.3-CT1 14.3-CA2 明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位列为高风险岗位、纳入高风险岗位管理 预防型 采购作业指导书 采购岗位职责
14.3-CT1 14.3-CA3 设备采购人员参照高风险岗位管理制度，实行定期轮岗管理 预防型 采购作业指导书 采购岗位职责 √ √ √ 固定资产
14.3-CT1 14.3-CA4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向公司及时报告 预防型 采购作业指导书 诚信承诺书 √ √ √ 固定资产
14.3-CT1 14.3-CA5 要求金额超过10万或主要供应商签订廉政协议（或类似的承诺文件），在协议里明确禁止供应商给予公司所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等 预防型 序采购作业指导书 廉政协议 √ √ √ 固定资产
14.3-R3 各直属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，导致分散采购，增加采购成本 14.3-CT2 14.3-CA6 各直属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理部门领导审批通过并经单位负责人审批确认后提交集团固定资产管理委员会 申请/审批 预防型 固定资产管理制度 固定资产管理制度及审批单 √ 固定资产、应付账款
14.3-CT2 14.3-CA7 各直属单位设备采购经单位设备管理部门及总经理审批确认后，在设备管理部门备案登记并由公司负责统一采购 申请/审批 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 采购申请单 √ 固定资产、应付账款
14.3-R4 设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，影响设备采购计划的制定 14.3-CT2 14.3-CA8 设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 市场调查报告
14.3-R5 未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本 14.3-CT3 14.3-CA9 在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分析，了解设备市场价格波动情况并预测市场价格变动趋势作为设备采购成本预算及价格制定的依据 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 设备价格分析表
14.3-R6 设备采购计划制定不合理，导致设备采购执行困难，增加采购成本 14.3-CT2 14.3-CA10 设备采购人员应根据实际生产需要和生产计划制定采购计划 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 采购计划 √ 固定资产、应付账款
14.3-R7 设备采购计划未经领导审批，导致未经过授权的设备采购，造成公司资金浪费 14.3-CT2 14.3-CA11 根据生产经营计划需要编制采购计划后，根据采购金额报集团固定资产委员会审批 编制/审批 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 采购计划审批单 √ 固定资产、应付账款
14.3-R8
设备采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，导致设备采购价格过高，增加采购成本
14.3-CT3 14.3-CA12 各下属子公司设备采购人员从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价比价 预防型 采购作业指导书 采购询比价表
14.3-CT3 14.3-CA13 设备管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列，选择2/3以上家供应商 编制/审核 预防型 采购作业指导书 招投标文件
14.3-CT3 14.3-CA14 从待选供应商中选择合适供应商，报公司分管领导审批 预防型 采购作业指导书 招投标文件 √ 固定资产、应付账款
14.3-R9 设备采购未考虑到配品配件的供应商，导致维修成本增加，增加运营成本 14.3-CT2 14.3-CA15 设备采购时，应充分考虑到与该设备配套的配品配件的情况。如果配品配件供应商稀少，价格高，或者一些外国进口管制材料的采购，则要考虑是否更换其他设备供应商 预防型 采购作业指导书 配品配件供应商评价表
14.3-R10 未经授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成公司经济损失 14.3-CT4 14.3-CA16 设备采购合同应由总经理签订，总经理无法签订时，应书面授权分管领导或设备管理部门负责人签订采购合同 经办/审批 预防型 采购作业指导书 采购合同
14.6-CT6 14.3-CA17 对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，由相应负责人签订采购合同 编制审批 预防型 采购作业指导书 采购合同 √ 固定资产、应付账款
14.3-R11 采购合同未签订维修或保修条款，导致所购设备在使用中出现大量维修费用，增加设备运营成本 14.3-CT4 14.3-CA18 采购合同中须有维修或保修条款 预防型 采购作业指导书 采购合同
14.3-R12 采购合同的付款条约未考虑验收、测试，增加公司的资金风险 14.3-CT4 14.3-CA19 设备到货后，须经验收设备入场调试使用后，才能支付货款，部分设备应在合同里规定质保金 预防型 采购作业指导书 采购合同 √ 固定资产、应付账款
14.3-R13 货款支付审批手续不规范，导致资金管理混乱，造成公司资金损失 14.3-CT5 14.3-CA20 每月末采购部门根据采购合同约定，提出付款申请报部门负责人审批 经办/审批 预防型 采购控制程序采购作业指导书 付款申请单 √ 应付账款、银行存款
14.3-CT5 14.3-CA21 采购部门将审批后的付款申请交财务部审核，经财务经理审核签字后办理付款手续，并根据付款的实际情况进行账务处理 经办审核 预防型 采购作业指导书 付款申请单 √ 应付账款、银行存款
14.6-CT9 14.3-CA22 明确付款审核人的责任和权力，完善付款审批程序，按规定程序对采购人员提交的付款申请单进行审批 申请审批 预防型 采购作业指导书 支付申请单 √ 银行存款、应付账款
14.3-R14
未及时取得供应商开具的增值税发票，不能及时抵扣税款，造成公司税务风险
14.3-CT6 14.3-CA23 在收到供应商开具的增值税发票之后，财务部才能办理货款支付及财务入账手续 预防型 采购作业指导书 增值税专用发票 √ 应交税费
14.3-CT6 14.3-CA24 应妥善保管好增值税发票留存联，月末申报增值税时应与增值税存根联进一步核对确认后填写增值税申报表 预防型 采购作业指导书 增值税申报表 √ 应交税费
14.3-CT6 14.3-CA25 对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应财务部理 预防型 采购作业指导书 增值税发票 √ 应交税费
14.3-R15 未按合同规定及时与供应商进行货款结算，导致供应商扣留设备或引起法律纠纷，造成公司法律风险 14.3-CT7 14.3-CA26 采购部门应按合同规定在付款期限一个月前与供应商核对货款结算金额，确定已结算与未结算款项
预防型 采购作业指导书
结算金额核对记录 √ 应付账款
14.3-R16 公司支付货款后，供应商未按合同及时交付设备，导致公司无法进行正常生产，造成公司经济损失 14.3-CT8 14.3-CA27 采购人员督促供应商按合同规定日期及时交付设备，经验收设备入场调试使用后，才能支付后续货款 预防型 采购作业指导书 设备验收单
14.3-R17 设备采购的部件不完整或缺失，造成设备无法安装、正常使用 14.3-CT9 14.3-CA28 采购人员在验收前应将所到货物与采购订单进行核对，并填写收货确认单 发现型 采购控制程序；
采购作业指导书 收货确认单 √ 固定资产
14.3-R18 设备验收的人员未包括设备的实际使用人员，导致设备不符合实际使用不到位，增加设备运营成本 14.3-CT9 14.3-CA29 验收人员必须包括设备使用人员，以确保设备满足实际需求 采购/验收 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 设备验收单
14.3-R19 设备入库时未记入设备台账并开具入库单，导致财务无法及时入账，造成账实不符 14.3-CT10 14.3-CA30 验收合格后，设备管理人员及时登记设备管理台账，详细登记经验收合格入库的设备的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容 预防型 固定资产管理制度
固定资产明台账 √ 固定资产
14.3-R21 设备安装测试完毕后未出具相关的测试报告，导致设备检测结果失真，影响设备正常使用 14.3-CT9 14.3-CA32 设备检测完毕后应根据测试记录及结果编制设备检测报告，检测报告由设备操作人员、技术检测人员及供应商安排的设备安装人员共同签字确认，检测报告提交设备管理部门负责人审核并在设备管理部门备案 采购/测试 发现型 固定资产管理制度 设备测试报告 √ 固定资产
14.3-R22 设备交付使用后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符 14.3-CT10 14.3-CA33 设备验收人员将设备验收记录、设备检测报告、设备入库单等相关入库单据提交财务部入账，财务部核对送交资料后进行账务处理 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 固定资产明细账 √ 固定资产
14.3-R23 设备采购相关资料归档不及时，导致设备采购后续管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料 14.3-CT11 14.3-CA34 设备管理部门应保管与设备采购有关的招投标资料及采购合同等文件资料并于年底进行分类汇总，编写归档资料清单，转交档案室归档 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 归档台账
14.3-R24 设备采购合同签订先于审批日期，可能导致采购不必要的物品 14.3-CT4 14.3-CA35 采购合同必须经过审批后才能签订 编制/审批 预防型 采购控制程序；采购作业指导书 采购合同会签单 √ 固定资产
14.3-R25 采购成本失控 14.3-CT2 14.3-CA36 定期对金额较大的采购活动进行事后采购成本分析 发现型 月度采购分析报告