14.5原材料采购
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关原材料采购的过程，旨在规范集团原材料采购过程中的各项具体工作，降低原材料采购成本，控制原材料质量，降低付款风险等。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
采购管理程序
资源管理程序
集团供应商资源管理程序
物流作业计划指导书
集团供应商导入认证流程 （拟定稿）
采购交货跟踪作业指导书
采购应付管理规定
不良采购件处理流程
原材料资源专项预案
供应商质量管理流程
质量框架协议
采购框架协议。
1.4职责分工
使用部门：提出原材料使用申请，负责制度采购计划。
采购部：执行采购计划，与供应商签订采购合同等
总经理：负责对合同进行审批等
质量部：原材料的质量检测等
物流部：负责原材料验收，入库等。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 14.5-CT1 确保采购价格合理 经营效率目标
2 14.5-CT2 确保采购的原材料符合生产需求 经营效率目标
3 14.5-CT3 确保原材料采购成本效率最佳 经营效率目标
4 14.5-CT4 确保库存原材料符合生产需求 经营效率目标
5 14.5-CT5 确保选择合适的供应商 经营效率目标
6 14.5-CT6 确保采购经过适当授权审批 经营效率目标
7 14.5-CT7 确保合同条款严格履行 经营效率目标
8 14.5-CT8 确保采购合同妥善保管 经营效率目标
9 14.5-CT9 确保预付款得到适当审批 资产保全目标
10 14.5-CT10 确保合同纠纷得到妥善处理 经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
14.5-R1 原材料采购价格不合理，导致资金使用风险 14.5-CT1 14.5-CA1 原材料采购应进行询价比价，确定合格的供应商，减少资金风险 ? 预防型 采购管理程序 询价比价表 ? ? ? ? ? ?
14.5-R2 原材料选择不当，导致无法生产 14.5-CT2 14.5-CA2 原材料选择必须按照使用部门的实际要求和规定挑选合格的原材料 ? 预防型 采购管理程序 请购单 ? ? ? ? ? ?
14.5-R3 无原材料采购计划即执行采购，导致资金使用风险 14.5-CT3 14.5-CA3 使用部门必须填写原材料采购申请，经过相关审批部门审核后才能进行采购计划 申请/审核 预防型 采购管理程序 采购计划 ? ? ? ? ?
14.5-R4 集中采购和分散采购选择不合理，导致采购成本过高 14.5-CT3 14.5-CA4 按照集团实际需求和采购计划，合理分配集采购份额，控制采购成本 ? 预防型 资源管理程序 采购成本 ? ? ? ? ? ?
14.5-R5 对原材料的价格关注不够，导致采购时机的选择和把握不足，采购成本上升 14.5-CT1 14.5-CA5 采购原材时，必须做好充分市场调查，对原材料价格的走势有一定的了解，在价格合适时进行采购 ? 预防型 采购管理程序 市场调查报告 ? ? ? ? ? ?
14.5-R6 原材料没有安全库存，采购申请不及时，影响持续稳定生产 14.5-CT4 14.5-CA6 计划下单前要核实原材料库存，根据实际库存和需求提出采购申请 ? 预防型 物料计划作业指导书
采购申请 ? ? ? ? ? ?
14.5-R7 对原材料采购时机的选择和把握不足，导致采购成本上升 14.5-CT1 14.5-CA7 原则上根据生产预测和需求进行采购，对于价格波动趋势或市场走向明显的，经批准后统筹进行采购 ? 预防型 集团供应商资源管理程序 价格调查表 ? ? ? ? ? ?
14.5-R8 原材料采购数量不恰当，导致库存过多或不满足生产需求，影响经营效率和增加成本 14.5-CT4 14.5-CA8 原材料采购计划必须根据库存和将来生产计划，并经相关使用部门审核通过后执行 经办/审批 预防型 物料计划作业指导书序 库存统计
采购计划 ? ? ? ? ? ?
14.5-R9 没有进行供应商资格信用调查即进行采购，导致采购欺诈风险 14.5-CT5 14.5-CA9 采购部必须对候选供应商进行信用资格调查，并对供应商进行评级分类，筛选出合格供应商，还要对供应商进行定期复查。 ? 预防型 集团供应商导入认证流程 供应商资信调查 ? ? ? ? ? ?
14.5-R10 采购人员的授权不明确，授权不合理，无法及时做出采购决策、导致采购效率低 14.5-CT6 14.5-CA10 制定合理的采购授权体制，层层授权 ? 预防型 采购管理程序 采购授权制度 ? ? ? ? ? ?
14.5-R11 采购人员的授权范围和授权手续不完整规范，对被授权人的监控不够，导致对于采购人员的行为无法约束，增加集团的法律风险 14.5-CT6 14.5-CA11 明确采购人员的采购范围，对超过授权范围的须进行申报审批，审核通过后进行采购 申请/审批 预防型 采购管理程序 ERP授权审批权限；
采购部组织架构和岗位职责 ? ? ? ? ? ?
14.5-R12 合同文件未经充分审核即进行采购，导致采购不当，造成资金使用风险 14.5-CT6 14.5-CA12 采购合同须经过相关部门审批，通过后才能进行采购 编制/审批 预防型 采购管理程序 采购合同 √ ? ? ? ? 原材料
14.5-R13 合同签订并完成后没有部门对合同执行情况进行监督检查，发生纠纷时，管理层无法及时获得信息进行处理，导致不必要的财产损失 14.5-CT7 14.5-CA13 采购人员在签订合同后必须督促供应商按照合同要求履行采购合同，如出现问题，应及时汇报相关负责人进行处理 经办/监督 发现型 采购交货跟踪作业指导书 应商采购合同履行 ? ? ? ? ? ?
14.5-R14 没有部门对原材料采购合同进行归口管理，合同遗失出现争议时，无有效依据，造成财产损失 14.5-CT8 14.5-CA14 原材料采购合同签订后应统一归口到SQE统一管理 ? 预防型 供应商协议签署作业指导书 原材料采购合同 ? ? ? ? ? ?
14.5-R15 原材料采购合同及相关文件未保密，导致采购价格对外公开，造成采购成本上升 14.5-CT8 14.5-CA15 做好原材料采购PO合同保密措施，严禁采购合同信息泄露，并提高相关采购人员的保密意识，对造成信息泄露的要追究法律责任 ? 预防型 采购管理程序 保密条款或保密协议；
ERP权限设置 ? ? ? ? ? ?
14.5-R16 预付款未经过相关授权部门审批，导致未经授权的付款，影响公司资金安全 14.5-CT9 14.5-CA16 预付款必须经过相关授权部门审批，经审批后才能操作 申请/审批 预防型 采购应付管理规定 OA付款申请 √ ? ? ? ? 预付账款
14.5-R17 原材料入库时未进行充分验收，导致材料不符合合同条款规定，影响生产 14.5-CT2 14.5-CA17 原材料到货后IQC检验并测试后在送检单签字，才能做入库处理 采购/验收 预防型 采购管理程序 送检单 ? ? ? ? ? ?
14.5-R18 采购到的原材料质量不高，影响生产的正常运营 14.5-CT2 14.5-CA18 采购到的原材料如发现有质量问题，必须填写相关质量问题报告并与供应商及时沟通，更换材料，或者做退货处理。 ? 预防型 不良采购件处理流程 退货申请单 ? ? ? ? ? ?
14.5-R19 出现质量纠纷时，未得到有效处理，影响结算 14.5-CT10 14.5-CA19 出现质量纠纷，首先与供应商做协商处理，如果沟通失败，应该组织相关部门进行处理 ? 预防型 不良采购件处理流程 不良采购件处理通知单 ? ? ? ? ? ?
14.5-R20 原材料稀缺且没有备用或可替代原材料，产生原材料短缺，生产中断风险 14.5-CT4 14.5-CA20 在原材料供应商选择的时候，应该考虑原材料是否是稀缺性原材料，原则上避免使用稀缺性的原材料；
对于无法避免的，应建立应急预案 ? 预防型 原材料资源专项预案 原材料稀缺性评价 ? ? ? ? ? ?
14.5-R21 未在与原料供应商的采购合同中明确质量与安全要求 14.5-CT2 14.5-CA21 与供应商签订的采购合同中需明确质量与安全要求 预防型 供应商质量管理流程 质量协议
14.5-R22 单独的生产阶段未建立持续性的检查 14.5-CT2 14.5-CA22 单独的生产阶段需建立持续性检查 预防型 PQC检查记录
14.5-R23 由于原料质量问题引起的产品责任纠纷，未有书面条款来确定供应商的责任 14.5-CT7 14.5-CA23 在合同中需有相关条款明确由于原料质量问题引起的纠纷的供应商责任 预防型 质量框架协议；
采购框架协议 质量框架协议；
采购框架协议