5.1 员工招聘与配置
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的员工招聘与配置过程。旨在根据计划目标，优化使用企业生产所需的人力资源，按发展需求配置公司所需人才，使公司及其子公司能够有序、高效地完成全面目标。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
战略人力资源管理程序
战略人力资源短缺专项应急预案。
1.4职责分工
用人需求部门：根据岗位需求编制人力资源规划，提出用人申请。
战略人力资源部：对用人部门的人力资源规划进行审核，对用人部门提出的用人申请进行审核分析，进而发布招聘信息对收到的简历进行筛选并对符合条件的应聘者进行初试，对通过复试者背景调查，帮录用者办理入职手续和资料归档及入职后续工作。
主管领导：对用人部门的用人申请进行审批，对通过了复试和背景调查合格者进行审批。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 5.1-CT1 确保公司人力资源计划满足发展战略的要求 战略目标
2 5.1-CT2 确保招聘信息有效传播 经营效率目标
3 5.1-CT3 确保面试过程公正合理 经营效率目标
4 5.1-CT4 确保新入职员工符合公司要求 经营效率目标
5 5.1-CT5 确保公司的商业秘密的安全 经营效率目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
5.1-R1 未能制定与公司发展战略相一致的人力资源需求计划，导致公司人力资源无法满足发展战略的要求，影响公司战略目标的实现 5.1-CT1 5.1-CA1 公司各级部门人力资源专员根据本部门生产任务、业务发展情况，对本部门人力资源需进行分析，制定年度需求计划，提出岗位任职资格，报公司战略人力资源部；人力资源部复核统计报公司领导审批 编制/审批 预防型 战略人力资源管理程序 年度人力资源需求计划；招聘计划
5.1-R2 人力资源需求计划编制人员对岗位和人员配置不熟悉，导致人力资源需求计划不合理，影响公司日常经营的效率 5.1-CT1 5.1-CA2 公司分管领导：审核部门招聘计划；从公司整体情况出发对所有岗位的招聘进行把关 编制/审批 预防型 战略人力资源管理程序 年度人力资源需求计划；招聘计划
5.1-R3 人力资源需求计划的编制过程中未充分与其他部门充分沟通,导致编制的计划的准确性和可用性不强,影响计划的实施 5.1-CT1 5.1-CA3 各部门编制的人力资源需求计划应当经过部门经理和分管副总审批，并且公司各级部门人力资源专员根据各部门生产任务、业务发展情况，对生产业务部门提出的招聘需求进行分析，制定年度需求计划；提出岗位任职资格，由系统HR确认，并提醒相关部门确认 预防型 战略人力资源管理程序 年度人力资源需求计划；招聘计划
5.1-R4 人力资源需求计划的编制过程中未考虑公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构,导致公司在招聘后的人员结构失衡,影响公司长久发展 5.1-CT1 5.1-CA4 公司的战略人力资源部应该根据公司人员的人员分布、总体年龄和知识结构,编制人力资源需求计划 预防型 战略人力资源管理程序 年度人力资源需求计划；招聘计划
5.1-R5 由于宏观经济形势变化、经济产业转型、用工招聘群体发生变化等原因，造成企业招工困难，从而导致企业“用工荒” 5.1-CT2 5.1-CA5 战略人力资源部应当负责编制人力资源战略规划，综合考虑未来几年的宏观经济形式，公司战略转型，用工整体结构等因素，制定出人力资源战略，防止可能产生的“用工荒” 预防型 人力资源短缺专项应急预案 人力资源战略规划
5.1-R6 公司其他部门未通过人力资源部门统一向外发出招聘信息，导致信息未得到有效管理，求职者难以识别信息，影响公司人力资源规划的实施 5.1-CT2 5.1-CA6 发布招聘信息：由公司战略人力资源部统一在人才网站，相关媒体，公司网站发布招聘信息；公司参加的人才交流大会必须有公司人力资源管理部门负责人及工作人员参加 预防型 战略人力资源管理程序 招聘程序；招聘信息
5.1-R7 发布招聘信息前未对预招聘岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件有充分的认识和了解，导致招聘到的人不符合岗位要求，影响公司的招聘效率和正常的业务开展 5.1-CT2 5.1-CA7 公司的战略人力资源部在发布员工招聘信息时对招聘岗位进行职位分析，对岗位要求的学历、专业知识、经验、年龄等条件在招聘信息中予以明确 预防型 战略人力资源管理程序 招聘信息
5.1-R8 未能根据预招聘岗位选择合理途径发布招聘信息，导致信息发布的范围受限，求职者无法成功接受信息，影响人力资源规划的实施 5.1-CT2 5.1-CA8 1）公司战略人力资源部确定招聘方式，组织招聘录用，通过媒体刊登招聘广告，网络招聘，参加各类大中专毕业生人才交流会，人才市场人才库查询，各类普通高校、技校毕业分配部门推荐等；2）发布招聘信息：由公司战略人力资源部统一在人才网站，相关媒体，公司网站发布招聘信息 预防型 战略人力资源管理程序 招聘信息
5.1-R9 招聘信息发布过程中对于要求的应聘人员提交的应聘材料不全或说明准确，导致招聘人员无法有效地进行第一次简历筛选，影响招聘质量 5.1-CT2 5.1-CA9 公司战略人力资源部在招聘信息的发布时对应聘所需材料给予明确、具体的说明 预防型 战略人力资源管理程序 招聘信息
5.1-R10 招聘过程中对于招聘信息发布后收回的简历和应聘材料处理不及时，导致招聘周期加长，影响招聘质量 5.1-CT2 5.1-CA10 严格规定招聘过程中收到的简历和应聘材料的处理与提交时间，及时由职能招聘部门提交报告到招聘归口部门 预防型 战略人力资源管理程序 招聘分析报告
5.1-R11 简历筛选过程不规范、不合理，可能导致企业不能准确为求职者定位，从而影响个人才能发挥，造成人才浪费 5.1-CT3 5.1-CA11 确定规范合理的简历筛选规定，从而更好的定位到企业所需人才 预防型 战略人力资源管理程序 简历筛选标准
5.1-R12 招聘过程中没有建立面试官和招聘决策人回避制度，导致过程不公平，影响人力资源规划的实施 5.1-CT3 5.1-CA12 公司的战略人力资源部建立起员工招聘回避制度，保证公司能招聘到人力资源规划所需的人员 预防型 战略人力资源管理程序 招聘回避的规定
5.1-R13 面试过程不够合理，无法选择合格的应聘者入职，影响公司日常经营的效率 5.1-CT3 5.1-CA13 录用大中专、技校毕业生，人力资源管理干事根据应聘材料收集情况，通知“基本符合要求的”或“勉强合格的”应聘者携带相关材料（毕业证书原件、身份证原件等相关证件），参加面试由人力资源管理部门负责人及相关人员对应聘者进行面试，并对面试安排及面试过程进行控制并详细纪录，填写面试人员评估表最后，根据面试结果，确定面试合格者 预防型 战略人力资源管理程序 面试人员评估表；笔试考核资料
5.1-R13 面试过程不够合理，无法选择合格的应聘者入职，影响公司日常经营的效率 5.1-CT3 5.1-CA14 录用社会人员时，增加笔试考试内容招聘笔试考试由公司战略人力资源部组织相关人员命题或自行命题，对一般岗位的应聘者进行相关知识的笔试，对专业性较强的岗位应聘者进行专业知识的笔试对面试，笔试均合格的应聘者，才能进入体检、录取，办理正式录用手续 预防型 战略人力资源管理程序 面试人员评估表；笔试考核资料
5.1-R14 没有将员工的职业道德素养列入面试考核指标，导致录用职业素养不合格员工，影响公司资产和信息安全 5.1-CT4 5.1-CA15 将员工的职业道德素养作为招聘的一个指标列入面试考核之中，并且明确职业道德素养在面试考核成绩中所占到的比例 预防型 战略人力资源管理程序 面试考核指标中列入职业道德素养这一指标
5.1-R15 对通过面试小组测试的应聘人员，人力资源部未将其个人资料归档保存一定期限，导致后备人力资源流失 5.1-CT3 5.1-CA16 通过EHR系统进行人才资料的储备；对于面试中表现出入职意向的人员，但因其他原因未到公司的，将人员档案资料保存1年，作为后备人力资源进行管理 预防型 战略人力资源管理程序 归档的应聘人员资料
5.1-R16 人力资源部未能对初步面试合格的应聘人资料进行背景调查，导致对应聘人资料的真实性了解不够充分，影响招聘质量 5.1-CT4 5.1-CA17 战略人力资源部对初步面试合格的人员，通过各类渠道验证身份信息和背景信息，保证身份证实可信、合法合规，调查内容包括：面试人员与应聘人之间存在的利益，企业的利益冲突 预防型 战略人力资源管理程序 应聘材料；应聘者背景调查材料
5.1-R17 未能对录用人员进行体检和职业健康检查，导致在职员工的职业健康安全受威胁，影响公司的员工健康安全 5.1-CT4 5.1-CA18 对新录用的人员进行岗前体检和职业健康检查，保证体检合格者才能上岗，避免给公司带来隐藏的职业病等风险 预防型 战略人力资源管理程序 体检报告
5.1-R18 录用外部人员时，未获得对方单位开具的离职证明材料，录用后导致法律风险 5.1-CT4 5.1-CA19 战略人力资源部在进行人员录取时，需通知录取人员出具离职单位开具的离职材料，证实此人员已经离职 预防型 战略人力资源管理程序 离职证明材料（解除劳动合同证明书）
5.1-R19 最终录用结果未经过预招聘岗位直接上级领导审批确认，导致录用人员不符合其直接上级的需求和期望，影响公司日常经营效率 5.1-CT4 5.1-CA20 人力资源管理部在确认最终录用结果后，应联同聘用人员资料上报相关公司领导进行最终审批，审批通过后，才可发送录用通知 经办/审批 预防型 战略人力资源管理程序 人员面试汇报审批材料
5.1-R20 岗位设置和员工配置中没有充分考虑公司的实际需求，因人设岗，导致岗位工作效率低，影响公司日常经营效率 5.1-CT4 5.1-CA21 公司战略人力资源部根据人力资源规划和公司的实际需求进行员工配置和岗位配置 预防型 战略人力资源管理程序 岗位配置书