13.3 订单与合同管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关订单与合同管理方面的具体要求，主要包括销售政策的确定，销售洽谈、订单和合同的审核与签订、订单和合同的留存、归档，销售确认、发货和销售情况分析评估。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
客户信用管理规定
销售管理程序
订单评审管理规定
订单变更作业指导书
订单变更流程
合同评审与产品交付流程
预测分解与资源匹配规定（待生效文件）
产品交付管理程序
会计核算规定。
ERP编码规则
ERP系统规则
物流运输管理规定。
1.4职责分工
销售部：负责制定销售计划，接收客户订单并和客户谈判拟定订单或合同条款，订单交期等事宜，发货后签回装箱单。
项目组：负责订单规格技术与交期评审。
法律事务部：负责对客户合同的条款审核。
商务管理部/计划部：负责对客户的信用评审，确认客户信用额度；负责订单交期评审并安排生产计划；制定订单货物出库计划，根据审批安排出货，接收客户收货确认。
营销中心经理/总经理：负责对销售订单或合同进行审批。
物流部：负责订单货物物流情况。
财务部：负责确认客户的信用额度使用情况。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 13.3-CT1 确保制定合理的销售政策 经营效率目标
2 13.3-CT2 确保销售结果符合销售计划 经营效率目标
3 13.3-CT3 确保销售订单的确认经过严格审核 经营效率目标
4 13.3-CT4 确保销售行为符合国家相关法律规定 合法合规目标
5 13.3-CT5 确保销售订单与合同条款能够实现 经营效率目标
6 13.3-CT6 确保销售确认与计量准确 财务信息准确性目标
7 13.3-CT7 确保发货收到授权 资产保全目标
8 13.3-CT8 确保发货按照订单信息进行 资产保全目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
13.3-R1 销售政策和信用政策管理不规范、不科学导致资产运用效率低下，影响集团经营效率 13.3-CT1 13.3-CA1 集团负责制定科学合理的销售政策和信用政策。规定客户管理、信用管理、合同审批、发货管理、收款管理等各项管理规范，确保集团销售活动高效规范 预防型 客户信用管理规定
客户信用管理规定
13.3-R2 销售部门未能制定销售计划，导致销售活动混乱没有约束，影响集团经营效率 13.3-CT2 13.3-CA2 营销中心各部门负责编制下一年度销售计划和预算，在销售计划经过董事会审批后部门主管负责将计划分解至每一名销售人员和每个月，确保集团销售资源合理分配，完成销售计划 编制/
审批 预防型 销售计划
13.3-R3 集团没有专门人员跟踪销售计划的完成情况，导致销售计划无法及时完成，影响集团经营效率 13.3-CT2 13.3-CA3 集团OM部负责跟踪销售计划的执行情况，督促销售部门每个月完成销售计划考核，并对销售计划差异原因进行分析，落实改进计划 发现型 销售计划考核表、改进计划
13.3-R4
合同的签订未经正确授权，导致资产损失、舞弊和法律诉讼，影响集团经营效率 13.3-CT3 13.3-CA4 销售合同的签订需要经过计划部（商务管理部）、财务部、法律事务部、研发项目部等部门进行价格、信用、法务、规格、交期等评审，只有评审通过后的订单才能确认 经办/
评审 预防型 订单评审管理规定 订单评审表 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-CT3 13.3-CA5 在通过各项评审后，最终由营销中心负责人审批，该销售订单才能正式下达 经办/
审批 预防型 订单评审管理规定 销售订单 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-CT3 13.3-CA6 销售的PO订单经过销售经理审批，该销售订单才可以正式下达 经办/
审批 预防型 订单评审管理规定 订单评审记录 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R5 销售行为违反了国家的法律、法规，可能导致企业遭受外部处罚、经济损失和信誉损失，影响集团合法合规目标 13.3-CT4 13.3-CA7 集团公司负责制定销售管理程序，规定销售人员从事销售工作的相关流程，确保其销售行为不违反相关法律法规要求 预防型 销售管理程序
销售管理程序
13.3-CT4 13.3-CA8 集团审计监察部负责定期对销售业务进行审计，及时发现可能存在的违法行为 经办/
审计 发现型 订单评审管理规定
内部审计报告
13.3-R6
集团在评审订单时，对于客户信用额度评审把关不严，导致坏账风险增加，影响集团资金安全 13.3-CT3 13.3-CA9 在进行信用评审时，财务部负责统计该客户信用余额以及逾期交款情况，如果客户有逾期交款，必须等款项交付后才予以发货 申请/
审批 预防型 订单评审管理规定 信用额度统计表 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-CT3 13.3-CA10 对于超过信用额度的客户，原则上不予发货，如果急需发货，必须经过计划部（商务管理部）经理及集团领导审批后才能予以接受 申请/
审批 预防型 客户信用管理规定 信用额度统计表 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R7 订单变更没有经过审批，导致集团无法按照变更后订单进行排产，影响集团经营效率 13.3-CT3 13.3-CA11 订单变更后订单管理员负责组织相关部门进行评审，评审后的订单取代原来的订单，交由相关部门进行归档 经办/
审批 预防型 订单变更作业指导书 变更后的销售订单 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R8 资源发生冲突时，没有对订单进行排序，导致无法有效利用集团产能，影响经营效率 13.3-CT5 13.3-CA12 资源发生冲突时，公司优先考虑集团战略客户、大客户、边际贡献高的客户进行排产 预防型 预测分解与资源匹配规定（待生效文件）订单评审管理规定 排产计划
13.3-R9 给予客户的销售折扣未经过审批，导致销售折扣可能被业务员侵吞，影响集团的资金安全 13.3-CT6 13.3-CA13 客户要求集团给予折扣后，业务员及时提交折扣申请，经过营销中心经理、财务部、集团领导等审批后决定给予客户折扣金额，客户折扣金额应在订单中反映，以保证日常发票和记账是按照折扣后金额执行 申请/
审批 预防型 订单评审管理规定 折扣申请
销售订单 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R10 销售部门未建立合同台账，导致无法了解合同签署和执行情况，影响销售管理效率 13.3-CT5 13.3-CA14 集团营销中心负责建立销售合同台账，记录客户名称、合同名称与编号、合同金额、合同主要条款以及合同履行情况等信息 预防型 销售合同台账
13.3-R11 销售合同未进行归档，导致需要的时候无法查阅合同有关条款，影响集团经营效率 13.3-CT5 13.3-CA15 销售合同统一归档至商务部，对合同借阅情况进行登记 预防型 订单评审管理规定 销售合同归档清单
13.3-R12 客户订单信息未严格保存，导致客户订单信息泄露，影响集团声誉 13.3-CT4 13.3-CA16 对客户订单信息进行严格保护，未经授权不得随意接触 预防型 订单评审管理规定 订单信息存档情况
13.3-R13 集团的生产未能满足销售交货期，导致到期后无法及时交付产品，影响集团声誉 13.3-CT5 13.3-CA17 计划部负责跟踪销售订单，在下达销售订单后，及时将销售订单转化为生产或采购订单，控制和协调生产计划的落实，确保在规定交期内能够将产品交付给客户 预防型 订单变更流程 OA内外部反馈流程
13.3-R14 集团没有及时将销售订单转化为生产计划，导致无法在规定时间内完成生产，影响集团及时交货 13.3-CT5 13.3-CA17 计划部负责跟踪销售订单，在下达销售订单后，及时将销售订单转化为生产或采购订单，控制和协调生产计划的落实，确保在规定交期内能够将产品交付给客户 预防型 合同评审与产品交付流程 OA订单评审
13.3-R15 发货程序不规范或各项手续办理不齐全，可能延误发货时间，导致企业形象受损 13.3-CT1 13.3-CA18 集团建立发货的管理规定，规范各项发货程序 预防型 产品交付管理程序
产品交付程序 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R16 未发货的商品就确认收入，导致销售收入确认不符合会计制度规定，影响财务报表准确性 13.3-CT6 13.3-CA19 集团按照《企业会计准则》中收入确认原则来确认收入，只有在确认风险报酬已经转移的情况下才能确认销售收入的实现，严禁对尚未发货的商品确认收入 预防型 会计核算规定 相关会计分录以及原始凭证 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R17 发货未得到授权，导致集团随意发出商品，影响集团资产保全目标 13.3-CT7 13.3-CA20 集团订单管理员下达发货通知后，在经过计划部/商务部和物流部确认审批后才可备货发运 申请/
审批 预防型 产品交付程序 发货申请单 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R18 销售订单、发货单未连续编号，导致有部门订单没有被执行，影响集团销售计划实现和资产利用效率 13.3-CT8 13.3-CA21 对销售订单与发货单连续编号，并由专职人员定期对订单与发货单的完整性进行审核 经办/
审核 预防型 ERP编码规则 销售订单、发货单 √ √ 主营业务收入、 应收账款
13.3-R19 没有人对发货单与销售订单进行核对，导致发出的货物与订单不符，影响集团资产保全 13.3-CT8 13.3-CA22 信息系统自动核对发货单与销售订单的一致性，由订单管理员调查异常产生的原因 发现性 ERP系统规则 销售订单、发货单 √ √ √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R20 仓库人员未按照发货单数量与规格装运产品，导致集团发出商品与发运单不一致，影响集团资产安全和信誉 13.3-CT8 13.3-CA23 信息系统自动将销售订单和发货单进行匹配，在仓库管理员按发货单备货后进行独立审核，确保实际装运产品和发货单上一致 经办/审核 发现型 ERP系统规则 发货单 √ √ √ 主营业务成本、存货
13.3-R21 发送货物后未得到客户确认，导致可能客户未收到产品，影响集团声誉 13.3-CT8 13.3-CA24 物流承运商在运送货品后让客户在送货单上签字确认，并将其中送货单一联返还给公司归档，以证明客户收到了该货品 预防型 产品交付程序 送货单
13.3-R22 货物可能发往错误的或未经核准的客户，或发往错误的客户地点，影响集团资产保全和声誉 13.3-CT8 13.3-CA25 在发送货物前，负责运输的司机将路线目的地与发货单上客户地址进行核对确认，核对无误后才能进行发货 预防型 物流运输管理规定 发货单
13.3-R23 产品或货物可能已经装运，但未予开票据或未予记录，导致可能重复发送货物，影响集团资产保全 13.3-CT8 13.3-CA26 集团在发送货物后由信息管理员在信息系统中及时做“已发送”处理并由第三人复核，财务部根据已发送的发货单开出销售发票，制定专门人员定期检查是否有重复开出的销售发票 经办/
审核 预防型 ERP系统规则 “已发送”记录、销售发票 √ 主营业务收入、应收账款
13.3-R24 对于已装运的产品无法进行会计处理，未开票及或被盗用的发货可能无法查明，影响集团财务报表准确性 13.3-CT8 13.3-CA27 信息系统中，物流状态改为“已发送”后，系统自动作为应收账款列示 预防型 ERP系统规则 相关会计凭证 √ 主营业务收入、应收账款