2.5 职务授权及代理人制度
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关公司授权和代理人申请、审批确认和授权代理的监督流程，旨在规范公司授权管理，明确公司各职务权限，降低由于职务权限混乱导致的经营效率风险。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
职务授权及代理程序。
1.4职责分工
法律事务部：负责制定权限体系，为公司法定代表人与职能部门负责人签署《委托授权书》。
授权人：在权限范围内履行相关职责，当需要授权给其他人时与被授权人签订《委托授权书》
被授权人：在被授权范围和期限内代理授权人执行相关事务。
1.5
流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 2.5-CT1 有明确合理的权限体系 经营效率目标
2 2.5-CT2 保证只有被授权人才能代理有关事务 合法合规目标
3 2.5-CT3 保证被授权人只有在授权期限内代理对外事务 合法合规目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
2.5-R1 授权没有规划 2.5-CT1 2.5-CA1 公司应当建立职务授权及代理程序，规范授权行为，明确经营管理权限 预防型 职务授权及代理程序 职务授权及代理程序
2.5-CT1 2.5-CA2 公司法律事务部负责权限证书管理工作，负责起草、发布、推广权限证书示范文本；办理法定代表人、公司各部门负责人的委托授权书 预防型 职务授权及代理程序 权限体系文本、委托授权书
2.5-R2 授权没有和职务挂钩 2.5-CT1 2.5-CA3 权限证书应当规定每个具体职务的具体权限，涉及到审批权限的应当明确规定业务类型和具体金额 预防型 职务授权及代理程序 权限体系文本
2.5-R3 授权没有考虑不相容职责 2.5-CT1 2.5-CA4 授权人在进行临时授权时，应当考虑不相容职务分离，不得授权给与与其他职务存在不相容关系的人员 预防型 职务授权及代理程序 授权委托书
2.5-R4 授权没有考虑关联方 2.5-CT1 2.5-CA5 在编制一般授权指引以及临时授权时应当考虑关联方 预防型 职务授权及代理程序 授权体系文件、授权委托书
2.5-R5 授权没有正式的文件 2.5-CT2 2.5-CA6 授权人对被授权人的授权必须签署授权委托书，未经授权的人员都不得以公司或授权人的名义从事对外经济活动 预防型 职务授权及代理程序 授权委托书
2.5-R6 授权没有时效期 2.5-CT3 2.5-CA7 授权委托书必须明确以下条款：
（一）授权人姓名、职位及授权单位名称
（二）被授权人姓名、性别、居民身份证号码及所在单位、部门、职务
（三）授权事项及权限范围、有效期限
（四）被授权人印鉴预留
（五）注意事项
（六）法律法规规定的其他内容 预防型 职务授权及代理程序 授权委托书
2.5-R7 授权没有定期的与相关人告知 2.5-2T1 2.5-CA8 授权人应当及时通知相关人授权事项，并规定被授权人必须向相关人出示提供授权委托书原件，经相关人核实无误后方可执行代理事务 预防型 职务授权及代理程序 授权事项通知书
2.5-R8 授权没有检查 2.5-2T1 2.5-CA9 审计监察部应当定期对公司授权的执行情况进行检查，发现异常情况应当及时查清原因并对相关违规人员进行处理 发现型 职务授权及代理程序 授权情况检查报告