18.1档案管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）的档案管理，旨在加强公司及各下属子公司档案管理工作，更好地为集团的生产、技术、经营管理提供服务。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
档案管理制度
商业秘密保护规定。
1.4职责分工
部门兼职档案员：负责文件材料的形成、积累、收集、整理、归档及有效利用工作；本部门档案的收集、整理，按规定向档案室归档，做好档案的登记和统计工作；以及负责本部门档案安全、保密工作。
档案室：负责对档案进行统一编号，分类保管；负责建立维护档案登记簿；负责执行档案借阅制度；负责履行档案销毁程序。
1.5流程图
1.6控制目标
序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别
1 18.1-CT1 确保拥有明确的归档资料管理制度 经营效率目标
2 18.1-CT2 确保所有重要档案及时归档 资产保全目标
3 18.1-CT3 确保档案保管安全有序 资产保全目标
4 18.1-CT4 确保公司重要秘密资料不被泄露 资产保全目标
1.7控制矩阵
风险编号 风险描述 对应控制目标编号 关键控制措施编号 关键控制措施 不相容职务 控制活动类型 对应制度 控制痕迹 会计报表认定 会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1 2 3 4 5
18.1-R1 未对各部门应归档资料予以明确，导致各部门未将重要的资料归档，影响归档的重要性和完整性，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT1 18.1-CA1 应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室 预防型 档案管理制度 档案管理制度
18.1-R2 董事会等重要会议记录未及时保存、归档，不利于事后归档和查阅，影响公司经营效率目标 18.1-CT2 18.1-CA2 “三会会议”后应当由战略与证券管理部指定专人将会议决议、会议记录及时保存，并按年度提交档案室归档保存 预防型 档案管理制度 董事会会议资料存档清单
18.1-R3
各部门未在规定期限内将资料及时进行归档，导致重要资料无法及时得到有效管理，影响公司经营效率目标 18.1-CT2 18.1-CA1 应当明确需要归档的文件范围以及归档频率。
各部门应当指派专员在归档期限前将档案归档至公司档案室 预防型 档案管理制度 档案管理制度
18.1-R4 没有统一的档案归口管理部门，容易造成公司信息分散，机密信息丢失或泄露，影响公司经营效率目标 18.1-CT1 18.1-CA3 战略与证券管理部作为公司档案归口管理部门，负责建立档案管理室，统一对公司所有资料进行编号归档管理。各部门可以保存相关资料的备份件。 预防型 档案管理制度 档案登记簿
18.1-R5 各部门未保管好资料原件，导致归档的资料因原件遗失而归档复印件，影响资料的后期管理，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA4 归档文件材料必须保持成套性和完整性，重要资料应复印保管，原件交档案室保管，复印件由部门自己保管 预防型 档案管理制度 归档档案原件及复印件
18.1-R6 未对资料归类和编码规则予以明确，导致资料归类、编码不统一，影响资料的归集和查阅，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA5 应明确归档资料编号方法，档案管理员按照统一的资料编号方法对归档资料进行编号保存 预防型 档案管理制度 档案编号方法
18.1-R7 未对所有文件进行编号管理，档案管理制度中也未对档案编号规则进行规定可能不利于资料的查询与保管，容易导致文件资料丢失，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA5 应明确归档资料编号方法，档案管理员按照统一的资料编号方法对归档资料进行编号保存 预防型 档案管理制度 档案编号方法
18.1-R8 商业秘密分类不恰当，该保密的信息没有保密，导致公司的信息保密工作不到位 18.1-CT4 18.1-CA6 公司应当明确商业密级的划分， 保密期限以及知悉范围，并对不同密级的文件制定不同的保存及保密办法 预防型 商业秘密保护规定 商业秘密管理规定
18.1-R9 尚未有一个牵头部门对公司现有的文件、合同、档案的密级界定进行规范和统一，不利于公司对机密文件划分管理，影响公司经营效率目标 18.1-CT4 18.1-CA7 公司层面对所有文档密级成立指导文件，各部门参照实施 预防型 档案管理制度 各密级的文件
18.1-R10 已归档资料部分卷内无资料明细目录，无法辨识卷内具体资料明细，影响资料的保管和后期利用，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA8 档案管理员应根据各部门归档时提交的归档资料清单制作档案资料目录附在档案盒内，档案资料目录内容需与归档资料一一对应 预防型 档案管理制度 档案目录
18.1-R11 档案标识不明显，影响档案的后期管理和借阅，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA9 资料归档人员在档案盒上应清晰明确地记录归档资料名称、档案资料编号、档案资料保密级别、归档期限等主要信息，经档案管理员核对后保存 预防型 档案管理制度 档案标签
18.1-R12 归档资料的资料材质和标识不符合要求，导致归档资料标识不明显，影响档案资料的完整度，从而影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA10 归档的文件材料必须符合文件格式及书写标准，禁用圆珠笔、铅笔起草和批改文件 预防型 档案管理制度 档案标签
18.1-R13 未统一使用档案盒存放归档资料，档案存放形式不规范，导致档案资料容易损坏，保管期限降低，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA11 应明确规定所有纸质归档资料应装订成册，装入档案盒内统一归档。光盘及其他电子归档资料应按规定归档 预防型 档案管理制度
18.1-R14 未具体明确各种归档资料的保管期限，导致档案管理人员不清楚档案应该保存多久或何时应销毁哪些档案，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA12 应明确各种归档资料的保存期限，对于国家有相关规定的档案存档期限应当严格按照国家规定执行 预防型 档案管理制度 档案管理制度
18.1-R15 未在档案盒上注明档案保管期限，导致部分已失去价值的档案长期滞留或重要资料被提前销毁，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA13 在归档时应明确在档案盒上标注归档期限并经档案管理员核对确认后归档处理 预防型 档案管理制度
18.1-R16 未定期对档案室进行清洁整理，导致档案室内环境脏乱，造成档案资料保管环境不符合要求，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA14 档案管理员负责档案室的安全、保密工作。做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠工作，进行温湿度的测定与控制，做好记录 发现型 档案管理制度 档案室温度湿度记录表
18.1-R17 未制定档案库房人员出入制度，导致无关人员随意进出档案库房，可能造成档案资料丢失或受损，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA15 应明确档案室人员进出规定，公司内部人员进入档案库房需持有部门负责人或领导的许可或批示；外部人员进入档案室时需有相关领导审批单 申请/
审批 预防型 档案管理制度 出入档案室申请单
18.1-R18 没有根据文件密级规定相关的借阅权限，不利于公司对机密文件的管理，影响公司经营效率目标 18.1-CT4 18.1-CA16 应当根据资料文件的密级程度，设定不同层级的借阅权限。只有在经过授权人员审批后方可办理文件借阅 预防型 档案管理制度 档案借阅权限
18.1-R19 公司会计档案借阅没有明确的借阅办法或记录，不利于会计档案的保管和公司信息数据的保密，影响公司经营效率和信息保密目标 18.1-CT4 18.1-CA17 公司设置会计档案借阅登记簿，对于公司员工借阅财务档案进行登记 预防型 档案管理制度 档案借阅登记簿
18.1-R20 档案借阅登记表信息填写不全，包括经办人等信息，导致档案管理人员无法有效跟踪被借阅的档案资料，影响公司经营效率目标 18.1-CT4 18.1-CA18 档案资料借阅时必须在档案资料登记簿上详细记录借阅信息，包括借阅人签字、归还时间、借阅原因及档案管理员签字确认，借阅信息未填写完整的不得将档案资料外借使用 预防型 档案管理制度 档案借阅登记簿
18.1-R21 档案管理员没有对档案资料借出拷贝、复印等进行管理，导致公司机密资料被泄露，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA19 档案借阅人员需要对档案资料进行拷贝或复印时需向档案管理员申请并出示相关领导审批单，经档案管理员确认后才能拷贝或复印 预防型 档案管理制度 档案借阅登记簿、档档案借阅审批单
18.1-R22 未明确电子资料保管制度，导致电子资料归档缺少有效分类和管理，查阅困难，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA20 应当在档案管理制度中明确对电子档案的管理要求 预防型 档案管理制度 电子档案保管规定
18.1-R23 没有对电子档案的安全性进行规定，造成公司财产损失，影响公司资产保全目标 18.1-CT3 18.1-CA21 应对归档电子资料定期进行检查，确保电子资料未被损坏或无法正常使用并做好检查记录 保管/
检查 发现型 档案管理制度 检查记录
18.1-R24 档案室未将已超过保管期限、已无利用价值的档案予以销毁，占用档案室空间，影响其他档案的存放管理，影响公司经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA22 公司应当明确档案销毁程序。
档案管理员应当定期检查档案的保存期限，对于超过存档期限的档案提出销毁申请，经过授权人员审批后按照销毁程序办理销毁 预防型 档案管理制度 档案管理制度、档案销毁记录
18.1-R25 档案保管不善，导致档案损毁，影响公司的经营效率目标 18.1-CT3 18.1-CA23 档案应当妥善保管，公司应当建立专门的档案室，对档案进行分类保管。
档案管理员负责对档案进行登记、确保档案完好保存 预防型 档案管理制度 档案登记簿