采购部规范化管理工具
目 录
第一章 采购部组织结构与责权 4
第一节 采购部职能与组织结构 5
一、采购部职能 5
二、采购部组织结构 6
第二节 采购部责权 11
一、采购部职责 11
二、采购部权力 13
第三节 采购部管理岗位职责 14
一、采购总监岗位职责 14
二、采购经理岗位职责 14
三、采购主管岗位职责 16
四、采购稽核员岗位职责 16
第二章 采购计划管理 18
第一节 采购计划岗位职责 19
一、采购计划主管岗位职责 19
二、采购计划专员岗位职责 20
三、采购预算专员岗位职责 20
第二节 采购计划管理制度 21
一、采购预算管理制度 21
第三节 采购计划管理表格 23
一、采购申请单 23
二、生产请购单 23
三、设备采购申请表 24
四、物资采购计划表 25
五、订单采购计划表 25
第三章 供应商开发与管理 26
第一节 供应商开发与管理岗位职责 27
一、招标采购主管岗位职责 27
二、供应商管理主管岗位职责 27
三、供应商管理工程师岗位职责 28
四、供应商开发专员岗位职责 29
五、供应商管理专员岗位职责 30
第二节 供应商开发与管理制度 31
一、供应商管理制度 31
二、供应商筛选制度 35
第三节 供应商开发与管理表格 37
一、供应商调查表 37
二、供应商筛选表 38
三、合格供应商列表 39
四、供应商登记变动申请表 39
第四章 采购价格、谈判与合同管理 40
第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责 41
一、采购合同主管岗位职责 41
二、采购询价专员岗位职责 41
三、采购谈判专员岗位职责 42
四、合同管理专员岗位职责 43
第二节 采购价格、谈判与合同管理制度 44
一、采购合同管理制度 44
第三节 采购价格、谈判与合同管理表格 47
一、询价单 47
二、采购询价记录表 48
三、采购谈判计划表 48
四、采购谈判记录表 49
五、合同签订审批单 49
六、合同信息统计表 50
第五章 采购进度控制 51
第一节 采购进度控制岗位职责 52
一、采购进度控制主管岗位职责 52
二、采购跟单员岗位职责 53
第二节 采购进度控制管理制度 54
一、采购进度控制制度 54
第三节 采购进度控制管理表格 55
一、采购订单 55
二、采购进度控制表 56
三、采购物资跟催表 56
第六章 采购质量控制 57
第一节 采购质量控制岗位职责 58
一、采购质量控制主管岗位职责 58
二、采购检验专员岗位职责 58
第二节 采购质量控制管理制度 59
一、采购物资检验制度 59
第三节 采购质量控制管理表格 63
一、采购检验报告 63
二、采购质量控制表 63
第七章 采购结算管理 65
第一节 采购结算岗位职责 66
一、采购结算主管岗位职责 66
二、采购结算专员岗位职责 66
第二节 采购结算管理制度 67
一、采购结算付款管理制度 67
第三节 采购结算管理表格 70
一、预付申请表 70
二、付款申请表 70
三、采购付款进程表 71
四、采购支出证明表 71
五、采购结算清款表 71
第八章 采购成本控制 72
第一节 采购成本控制岗位职责 73
一、采购成本控制主管岗位职责 73
二、采购成本控制专员岗位职责 73
第二节 采购成本控制管理制度 74
一、采购成本控制制度 74
第三节 采购成本控制管理表格 77
一、采购实施记录表 77
二、采购付款申请表 78
三、采购成本汇总表 79
四、成本差异汇总表 79
五、采购成本比较表 80
第九章 采购绩效管理 81
第一节 采购绩效管理岗位职责 82
一、采购绩效主管岗位职责 82
二、采购绩效专员岗位职责 83
第二节 采购绩效管理制度 83
一、采购绩效考核制度 83
二、采购人员行为规范 87
第三节 采购绩效管理表格 89
一、采购绩效考核表 89
二、采购绩效改进表 90
三、采购绩效奖惩表 90
第一章 采购部组织结构与责权
第一节 采购部职能与组织结构
一、采购部职能
采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使下列职能。
（一）建立采购部组织
结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。
（二）建立健全采购管理制度体系
根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。
（三）采购计划管理
在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。
（四）供应商管理
根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。
（五）采购价格管理
建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。
（六）采购合同管理
组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。
（七）采购进度控制
监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。
（八）采购质量控制
建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。
（九）采购成本控制
严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。
（十）采购绩效管理
定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。
二、采购部组织结构
不同的企业，其采购部职位设置也不同。企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。
（一）按企业规模设计采购部组织结构
1.中小型企业采购部组织结构
中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。
图1-1 中小型企业采购部组织结构示例
2．大型企业采购部组织结构
大型企业采购部组织结构如图1-2所示。
图1-2 大型企业采购部组织结构示例
（二）按职能设计的采购部组织结构
根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。
图1-3 按职能分工设计的采购部组织结构示例
（三）按专业分工划分的采购部组织结构
若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。
图1-4 按专业分工设计的采购部组织结构示例
（四）按采购物资类别设计的采购部组织结构
按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。
图1-5 按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例
（五）按采购地区设计的采购部组织结构
按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。
图1-6 按采购地区设计的采购部组织结构示例
（六）按采购渠道设计的采购部组织结构
按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。
图1-7 按采购渠道设计的采购部组织结构示例
（七）按行业设计的采购部组织结构
1．超市采购部组织结构
超市采购部的组织结构如图1-8所示。
图1-8 超市采购部组织结构示例
2．酒店、宾馆采购部组织结构
酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。
图1-9 酒店、宾馆采购部组织结构示例
3．工程项目采购部组织结构
房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式，工程项目采购部的组织结构如图1-10所示。
图1-10 工程项目采购部组织结构示例
第二节 采购部责权
一、采购部职责
（一）生产制造企业采购部职责
从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。其岗位职责如图1-11所述。
图1-11 生产制造企业采购部职责
（二）商场、超市采购部职责
对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。其具体职责如图1-12所述。
图1-12 商场、超市采购部职责
二、采购部权力
采购部的权力如图1-13所示。
图1-13 采购部权力
第三节 采购部管理岗位职责
一、采购总监岗位职责
采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。采购总监的岗位职责如图1-14所示。
图1-14 采购总监岗位职责
二、采购部经理岗位职责
采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。
图1-15 采购部经理岗位职责
三、采购主管岗位职责
采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。
图1-16 采购主管岗位职责
四、采购稽核员岗位职责
采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。
图1-17 采购稽核员岗位职责
第二章 采购计划管理
第一节 采购计划岗位职责
一、采购计划主管岗位职责
采购计划主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。采购计划主管的岗位职责如图2-1所示。
图2-1 采购计划主管岗位职责
二、采购计划专员岗位职责
采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体如图2-2所示。
图2-2 采购计划专员岗位职责
三、采购预算专员岗位职责
采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。
图2-3 采购预算专员岗位职责
第二节 采购计划管理制度
一、采购预算管理制度
下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。
制度
名称 采购预算管理制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。
第2条适用范围
本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。
第3条职责
1?采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。
2?财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。
3?公司总经理负责审批采购预算。
第2章采购预算的编制
第4条编制采购预算的目标
1?采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。
2?方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。
第5条采购预算的编制依据
1?生产经营所需的物资数量。
2?预计的物资期末库存量。
3?本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。
4?物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。
第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。
1?采购环境。
2?公司销售计划。
3?物资使用清单。
4?存量管制卡。
5?物料标准成本的设定。
第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。
第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。
第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。
第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。
第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。
第3章采购预算的执行与调整
第12条采购预算的执行
1?经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。
2?未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。
3?采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。
第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。
第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。
1?公司经营方向发生变更。
2?受重大自然灾害的影响。
3?公司内部重大政策调整。
4?外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。
5?市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。
第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。
第4章附则
第16条本制度自公布之日起执行。
第17条本制度由采购部负责解释。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
第三节 采购计划管理表格
一、采购申请单
编号： 日期： 年 月 日
申请部门 部门编号 项目编号
需求时间 收货地址 联系人
联系电话
申请理由
采购对象 □固定资产 □生产用料 □办公用品（家具、文具）
□办公用品（其他） □低值易耗品? □其他
采购项目描述 名称 规格 用途 数量 需求日期 预计单价 金额
预算情况 年度预算 已用预算 部门可用预算 预算编号 尚余预算
审核 财务部 申请人
使用部门经理 预算负责人
二、生产请购单
编号： 日期： 年 月 日
请购项目 品名 规格 料号 部门 数量
用途
说明 需要日期 预算编号
总经理 生产部经理
采购总监 经办人
料别 □原料 □物料 □设备 □零配件 □其他
交货情况 □一次交货 □分批
询价记录 供应商
名称 单价 总价 交货期及品质 供应商
选择 参
考
资
料 库存量 可用天数
请购量 可用天数
前次购买
单价 供应商
总经理 采购部经理
主管
副总 采购专员
三、设备采购申请表
序号 名称 型号
规格 零件
编号 数量 单位 参考
单价 要求到
货时间 购买
单价 备注
1
2
…
申请
部门 经办人 备注
负责人
审批
意见 设备部经理 采购部经理 主管副总 总经理
完成
情况 订货期 年 月 日 订货人 预计
到货期 月 日
（如在 月 日前收不到货，请与订货人联系）
收货期 年 月 日 收货人 数量型号是否相符 有无合格证
有无说明书
收货情况简述
供应商
资料 名称 联系人
地址 邮编
电话 传真
开户行 账号
四、物资采购计划表
编号： 填写日期： 年 月 日
物资名称 规格 部门 全年采购总量 单价 金额 每月采购计划
1月 2月 3月 ……
数量 金额 数量 金额 数量 金额 …… ……
批准日期： 年 月 日 审核日期： 年 月 日 编制人：
五、订单采购计划表
编号： 年 月
物资名称 品名
规格 适用产品 上旬 中旬 下旬 库存量 订购量
单号 用量 单号 用量 单号 用量
第三章 供应商开发与管理
第一节 供应商开发与管理岗位职责
一、招标采购主管岗位职责
招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图3-1所示。
图3-1 招标采购主管岗位职责
二、供应商管理主管岗位职责
供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。
图3-2 供应商管理主管岗位职责
三、供应商管理工程师岗位职责
供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对供应商进行评估及考核，具体如图3-3所示。
图3-3 供应商管理工程师岗位职责
四、供应商开发专员岗位职责
供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的领导下，负责供应商开发的日常管理工作，提高企业对供应商的管理能力，具体如图3-4所示。
图3-4 供应商开发专员岗位职责
五、供应商管理专员岗位职责
供应商管理专员的岗位职责是协助供应商管理主管处理相关日常事务，建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发，维护与供应商的关系，及时完成上级安排的工作任务，具体如图3-5所示。
图3-5 供应商管理专员岗位职责
第二节 供应商开发与管理制度
一、供应商管理制度
下面是某企业供应商管理制度，供读者参考。
制度
名称 供应商管理制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。
第2条适用范围
本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。
第3条权责
1?采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。
2?采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。
3?总经理负责合格供应商的审批工作。
第2章合格供应商的标准
第4条评价合格供应商
公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。
1?供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。
2?优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。
3?对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。
（1）进料的检验是否严格。
（2）生产过程的质量保证体系是否完善。
（3）出厂的检验是否符合我方要求。
（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。
（5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。
4?具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。
5?能有效处理紧急订单。
6?有具体的售后服务措施，且令人满意。
7?同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。
8?样品通过试用且合格。
第3章供应商的评价程序
第5条供应商初步评价
1?质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。
2?采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。
3?在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合***法律法规的要求和安全要求，对于有***、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。
第6条供应商的现场评审
1?根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。
2?对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。
3?对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。
第7条《供应商质量保证协议》的签订
1?采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。
2?《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。
第8条提出样品需求
1?如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。
2?样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。
第9条样品的质检
1?样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。
2?经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。
3?合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。
第10条确定合格供应商的名单
1?在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。
2?原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
3?对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
4?接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。
5?适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。
第4章供应商的监督与考核
第11条考核对象
供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。
第12条考核方法
公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。
第13条考核频率
对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。
第14条考核结果的处理
1?考核结果在90分以上的供应商，优先采购。
2?考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
3?考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。
4?对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。
5?考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。
第15条对合格供应商进行交期监督
采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。
第16条对合格供应商进行质量监督
1?质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。
2?对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。
第5章供应商政策的执行、反馈与变更
第17条供应商政策的执行与反馈
供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。
第18条供应商政策的临时性变更
1?在出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。
（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。
（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。
（3）重要供应商出现经营危机。
（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。
（5）其他需作临时性调整的情况。
2?临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。
3?一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。
第6章建立供应商质量体系
第19条对供应商质量体系的开发
每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。
第20条供应商质量体系的评定
1?重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。
2?质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。
3?按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。
4?如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。
第7章附则
第21条本制度由采购部制定，采购部负责解释和修订。
第22条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
二、供应商筛选制度
下面是某企业供应商筛选制度，供读者参考。
制度
名称 供应商筛选制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为保证采购物资能满足公司要求，以及有效评价物资供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于为公司提供产品或服务的所有供应商。
第3条权责
1?采购部、质量管理部负责供应商的筛选与考核工作。
2?总经理负责对相关部门选择的供应商进行审批。
第2章供应商信息收集与调查
第4条供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。
第5条供应商调查的内容
1?材料供应状况。
2?材料品质状况。
3?专业技术能力。
4?机器设备状况。
5?管理水平。
6?财务及信用状况。
第6条凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。
第7条若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。
第8条采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况更新原有资料内容。
第9条供应商信息收集的方式可以采用问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。
第3章供应商评审管理
第10条成立评审小组
评审小组的成员可以由采购部、生产部、质量管理部、财务部及其他相关部门人员组成。
第11条供应商评审管理
1?对供应商的评审主要从供应商的一般经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行。
2?对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，并报采购部经理审批。
3?对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，并予审核通过后认定其合格供应商资格，报相关领导审批。采购部应对合格供应商每年进行一次复审。
4?对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度对其进行一次考评，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，报采购副总审批。供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。
第4章供应商档案管理
第12条采购部负责建立供应商档案，使用部门予以配合，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。
第13条供应商档案由采购部指定人员负责管理，未经采购部经理允许，不得随便查阅。
第14条供应商档案包括供应商调查表，供应商审批表，供应商质量档案，供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料等。
第5章附则
第15条本制度由采购部、质量管理部、人力资源部联合制定，相关内容分别由相关负责人解释和修订。
第16条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
第三节 供应商开发与管理表格
一、供应商调查表
编号：
供应商基本信息 公司名称 厂址
成立日期 占地面积 企业性质
负责人 联系人
电话 传真 E-mail
公司网址
生产技术
设备信息 主要产品及用途
检测仪器校对情况
主要生产线
设计开发能力
正常生产能力 /月 最大生产能力 /月
正常交货周期
最短交货期及说明
产品信息 主要产品及原材料
产品介绍
产品遵守标准 □国际标准 □国家标准 □行业标准 □企业标准
产品认证情况
产品销售区域
人员信息 公司总体职工数 管理人员
技术人员数 质量管理部人数
财务信息 固定资产净值 营运资金
资产负债率 短期负债
银行信用等级
调查日期 年 月 日 调查人
部门主管签字
填表人：
二、供应商筛选表
编号： 筛选日期： 年 月 日
采购项目 筛选供应商数量 筛选人员
供应商名称 生产技术 设备情况 产品质量 服务水平 认证水平 管理水平
优 良 差 优 良 差 优 良 差 优 良 差 优 良 差 优 良 差
筛选结果
筛选总结
总经理意见
日期： 年 月 日
三、合格供应商列表
日期： 年 月 日
序号 供应商编号 供应商名称 联系方式 供应物资 最后复查时间 备注
确认： 审核： 填表：
四、供应商登记变动申请表
编号： 日期： 年 月 日
供应商名称 编号
供应产品名称 数量 金额 年供货量 重要程度 备注
变动原因
申请变动原因
申请变动依据
申请人 采购部经理
采购总监 总经理
第四章 采购价格、谈判与合同管理
第一节 采购价格、谈判与合同管理岗位职责
一、采购合同主管岗位职责
采购合同主管全面负责采购合同的管理，开展采购谈判，拟订采购合同，监督采购合同的执行情况等，为采购工作的顺利实施提供保障。采购合同主管的岗位职责如图4-1所示。
图4-1 采购合同主管岗位职责
二、采购询价专员岗位职责
采购询价专员的岗位职责是在采购合同主管的领导下，调查、收集采购物资的价格，并对其进行分析、比对，定期编制采购价格报告，具体如图4-2所示。
图4-2 采购询价专员岗位职责
三、采购谈判专员岗位职责
采购谈判专员的岗位职责是收集供应商相关信息并进行评估，拟定谈判议案，组织谈判，进行有效议价，具体如图4-3所示。
图4-3 采购谈判专员岗位职责
四、合同管理专员岗位职责
合同管理专员的岗位职责是根据采购合同制度和流程，具体实施各项价格分析、谈判和合同执行工作，协助采购合同主管防范合同风险，具体如图4-4所示。
图4-4 合同管理专员岗位职责
第二节 采购价格、谈判与合同管理制度
一、采购合同管理制度
下面是某企业采购合同管理制度，供读者参考。
制度
名称 采购合同管理制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适用于公司生产所需物料以及公司日常所需各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理工作。
第3条职责分工
公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作，采购部经理、采购总监和总经理对采购合同进行审批。
第4条采购合同的形式
采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。
第5条采购合同的内容
采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名、住所和联系方式，标的全称、价款或报酬，数量和规格型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期限，售后服务及其他优惠条款，违约责任和解决争议的方法。这九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。
第2章合同签订
第6条采购签约权限的规定
1?公司采购部经理有权签署采购标的额在5 000元以下的采购合同。
2?公司采购总监有权签署合同标的额在5 000～20 000元的采购合同。
3?合同标的额在20 000元以上的采购合同需由公司总经理签署。
4?公司所属分支机构和分公司的采购合同，须在公司总经理的授权范围内签署。
第7条采购招标
1?根据国家与公司相关规定，对于大宗物资（单价在50 000元（含50 000元）或批量50 000元（含50 000元）以上的物资）的采购，须实行公开招标。
2?对于需要实施招标采购的物资，公司成立由采购部、财务部等部门参加的招标小组，负责具体的招标事宜。
第8条供应商调查
签订合同前，采购人员就合同对方的信用（含经营范围，银行资金，履约能力，技术和质量等级，法人资格，签约人是否是法人代表或经法人代表授权的委托代理人等）进行全面了解。标的总价在20 000元以上的合同应当形成书面报告，并就合同对方的资信情况形成会审意见。
第9条采购合同主管或采购招标小组根据对方资信情况、谈判情况起草采购合同。
第10条采购合同审批程序
1?采购合同主管提交合同初稿会审稿
采购合同文本原则上不得对公司所立项目及有效的“招标会签表”中所确定的重要内容，如标的，数量，质量，价款或报酬，中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况，须采用书面形式加以说明，再由公司按照有关规定重新审查确认。
2?采购合同初稿会审稿的审查
采购合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉及的内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下：
（1）公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见；
（2）法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见；
（3）采购总监负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见；
（4）公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见；
（5）公司采购部经理在审查后签字，表示认可合同文本；
（6）公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查，审查通过后由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式与供应商签署采购合同。
第11条公司采购部根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订采购合同，零星物资根据财务处、设备处、使用部门签署的零星物资采购合同主要条款会签表签订采购合同。
第12条采购合同签订过程中各部门的职责划分。
1?公司采购部负责采购合同签署前的合同询价、议价、调研等工作。
2?公司法律顾问对采购合同内容的合法性和可能产生的法律后果进行把关。
3?公司财务部和质量管理部配合采购部做好合同货款和合同标的的质量检验工作。
4?公司其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。
第13条公司采购部、财务部、行政部各留一份采购合同原件，法律顾问留一份复印件。
第3章采购合同履行
第14条采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
第15条在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”，作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。
第16条遇履行困难的合同必须及时向相关参与合同管理的部门通报并报告相关公司领导。
第17条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国家相关法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
1?由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。
2?由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。
3?由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
4?其他合同约定或法律规定的情形出现。
第18条合同发生纠纷时，采购部相关人员应会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。
第4章合同管理纪律要求
第19条参与合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。
1?泄露或私自更改合同内容。
2?丢失合同。
3?损害公司利益。
4?参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。
第20条参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。
第21条触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。
第5章合同资料管理
第22条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。
第23条财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。
第24条行政部负责合同资料的归档和查阅工作。
第6章附则
第25条本制度未尽事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。
第26条本制度自通过之日起实行，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为准。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
第三节 采购价格、谈判与合同管理表格
一、询价单
编号：
公司：
一、本公司因业务需要拟向贵公司洽购下列物资，请速予报价，以便进一步联系。
物资名称 规格型号 质检说明 数量
二、来函或来电请寄至本公司采购部 先生，电话 ，并请注明贵公司联络人及电话。
三、附《公司介绍》。
××公司采购部
年 月 日
二、采购询价记录表
采购计划单工作号 询价单工作号 申请采购
物资编号
供应商 电话 供应商报价（单价） 备注
出厂价 批发价 零售价
平均价
询价员 询价员工号 询价日期
三、采购谈判计划表
谈判议程 谈判议题 谈判目标 谈判策略 参加
人员
最优目标 预期目标 底线目标 备选策略 实施策略
四、采购谈判记录表
记录人： 记录时间： 年 月 日
供应商 谈判时间
供货时间 谈判地点
采购产品名称 数量
产品规格和型号 目标价格
技术要求
质量要求
谈判内容描述 （内容较多可以附表）
谈判主要争议点
谈判结果
谈判参加会签
主管领导审批意见
签字： 日期： 年 月 日
五、合同签订审批单
采购业务口 采购物资名称
合同编号 送入系统时间
合同草签基本内容
供应商名称
采购数量 采购单价
采购金额 交货时间
其他特别条款
采购总监
审核意见 签字： 日期： 年 月 日
法律顾问审核意见
审核意见 签字： 日期： 年 月 日
填表人： 年 月 日
六、合同信息统计表
登记日期： 登记人：
序号 合同
编号 合同
内容 供应
单位 合同
数量 合同
单价 合同
总额 采购
形式 联系人及联系方式
1
2
3
4
审核人： 审批人：
第五章 采购进度控制
第一节 采购进度控制岗位职责
一、采购进度控制主管岗位职责
采购进度控制主管的岗位职责是控制企业采购的进度，跟催采购订单的，防止缺料，确保在及时采购物资的同时降低库存成本，具体如图5-1所示。
图5-1 采购进度控制主管的岗位职责
二、采购跟单员岗位职责
采购跟单员的岗位职责是在采购进度控制主管的领导下掌握采购合同或订单的进度，及时进行催货，跟踪与确认每日应到物资，确保采购物资及时到位，具体如图5-2所示。
图5-2 采购跟单员的岗位职责
第二节 采购进度控制管理制度
一、采购进度控制制度
下面是某企业采购进度控制制度，供读者参考。
制度
名称 采购进度控制制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为有效控制采购进度，确保物资供应，掌握采购时间，准确控制库存存量，降低成本，提高公司的经济效益，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于与公司物资的采购进度控制相关的所有工作。
第3条归口管理
采购部是采购进度控制的归口管理部门，负责采购作业的顺利进行。
第2章采购进度控制程序
第4条设定采购作业期限
采购部应对国内外采购物资的作业程序分别设定采购作业期限，将采购地区划分为亚洲地区、欧美地区及国内地区，据此结合实际情况逐项为每一个采购作业程序设定所需时间。
第5条确定采购作业进度控制要点
1?内购作业分为询价、订购、交货三个管制点。
2?外购作业分为询价、订购、装船、到港四个管制点。
第6条每一控制要点阶段完成后，采购跟单员应将实际完成日填入“采购进度控制表”，并填入下一阶段sw 预定进度。
第7条采购部收到请购单后，采购跟单员应将请购部门限定的进货日期和采购经办人员预定询价完成日期填入“采购进度控制表”。
第8条“采购进度控制表”可提示采购人员每周内应完成的进度，以保证采购控制有条不紊。“采购进度控制表”应每周填写一次。
第9条每一请购项目仅列一项作业阶段的预定日期，如该阶段的实际日期已填入，则填写下一阶段的预定进度。
第10条采购跟单员每周五下午制定下周应完成的采购业务的预定进度。
第11条逾期末完成的请购作业，由采购人员填具“采购交货延迟检讨表”，并提出补救办法，送请购部门表示意见，以便及时采取相应措施。
第3章采购作业进度各控制要点监督管理
第12条询价、谈判进度管理采购进度控制主管需根据请购部门的物资需要日期，严格监督采购人员询价、谈判进程，确保不延误采购时间。具体的询价、谈判工作可参照公司制定的相关采购询价、谈判制度。
第13条订购进度管理
订购进度管理工作包括订单的跟催等，具体请参照本公司制定的《订单跟踪管理制度》。
第14条交期管理
交期管理，具体请参见本公司制定的《采购交期管理办法》。
第5章附则
第15条本制度由公司采购部制定，解释权归采购部所有。
第16条本制度呈总经理核准后实施，修订时亦同。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
第三节 采购进度控制管理表格
一、采购订单
采购合同编号： 供应商编号：
订单编号： 供应商名称：
项次 物资编号 品名规格 单位 数量 单价 合计
交货日期
交货地点
采购部联系人 联系电话
注意事项 交易条款
核准： 审核： 经办： 年 月 日
二、采购进度控制表
编号： 年 月 日
请购单号 请购部门 请购日期 物资名称 供应商 订购 需要日期 交货期 付款条件 付款情况 交货记录 备注
日期 数量 单价 金额
审核： 制表：
三、采购物资跟催表
编号： 跟催员：
物资 订购日期 订购单号 订购数量 规格 供应商 计划
交货日 实际入库 备注
编号 名称 数量 交货日期
审核人： 审批人：
第六章 采购质量控制
第一节 采购质量控制岗位职责
一、采购质量控制主管岗位职责
采购质量控制主管主要负责企业所采购物资的质量控制、验收工作，保证所购物资质量优良，符合企业生产、经营和销售需要，其职位职责如图6-1所示。
图6-1 采购质量控制主管岗位职责
二、采购检验专员岗位职责
采购检验专员的岗位职责是在采购质量控制主管的领导下，具体实施采购物资检验方案，协调处理质量问题，具体如图6-2所示。
图6-2 采购检验专员岗位职责
第二节 采购质量控制管理制度
一、采购物资检验制度
下面是某企业采购物资检验制度，供读者参考。
制度
名称 采购物资检验制度 编 号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为严格检验采购物资的采购标准和质量标准，杜绝不合格物资入库，现结合公司的实际情况，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于所有公司采购物资的质量检验。
第2章采购物资质量检验的规划
第3条明确采购物资检验要项
1?采购检验专员在对采购物资进行检验之前，首先需清楚该批物资的质量检测要项，不明之处需向采购质量控制主管或质量管理部门咨询。
2?在必要时，采购检验专员可从采购物资中随机抽取一定量的物资，交质量管理部人员检验临时样品，并附相应的质量检测说明，采购人员不可在不明采购物资检测项目、检测方法和允收水平（AQL）的情况下进行验收。
第4条采购物资检验的依据
1?公司本身制订的采购计划。
2?采购部与供应商签订的采购合同。
3?供应商出示的材质证明书。
4?供应商出示的产品合格证。
5?技术部制定的采购物资技术标准。
6?物资工艺图纸。
7?供应商提供的样品和装箱单。
第5条影响采购物资检验方式、方法的因素
1?采购物资对产品质量、经营活动的影响程度。
2?供应商质量控制能力及以往的信誉。
3?该类物资以往经常出现的质量异常情况。
4?采购物资对本公司运营成本的影响。
第6条确定采购物资检验的项目及方法
采购物资检验方法一览表
采购验收方法 具体说明
外观检测 一般用目视、手感对限度样品进行验证
尺寸检测 一般用卡尺、千分尺、塞规等量具验证
结构检测 一般用拉力器、扭力器、压力器验证
特性检测 电气的、物理的、化学的、机械的特性，一般采用检测仪器运用特定方法来验证
第7条采购物资检验方式的选择
1?全数检验
适用于采购物资数量少、价值高、不允许有不合格品的物料或工厂指定进行全检的物料。
2?免检
适用于大量低值辅助性材料、经认定的免检厂采购货物以及因生产急用而特批免检的物资。对于后者，采购货物检验专员应跟踪生产时的质量状况。
3?抽样检验
适用平均数量较多，经常性使用的物资。一般工厂的物资采购均采用此种检验方式。
第3章采购物资检验的程序
第8条技术部编制《采购物资质量标准》，由技术部经理批准后发放采购检验人员执行。
第9条质量管理部编制《采购物资检验控制标准及规范程序》，经质量部经理审批后发放相关检验人员执行，检验的规范包括货物的名称、检验项目、方法、记录要求。
第10条采购部根据到货日期、到货品种、规格、数量等，通知仓储部和质量管理部准备检验和验收采购物资。
第11条采购物资运到后，由仓储部库管人员检查采购物资的品种、规格、数量（重量）、包装情况，填写“采购物资检验报告单”，并通知采购检验专员到现场抽样，同时对该批采购物资进行“待检”标识。
第12条采购检验专员接到检验通知后，到标识的待检区域按《采购货物检验控制标准及规范程序》对采购物资进行检验，并填写“采购物资检验报告单”，交采购物资检验主管审核。
第13条采购物资检验专员将通过审批的“采购物资检验报告单”作为检验合格物资的放行通知，通知库管人员办理入库手续。库管员对采购物资按检验批号标识后入库，只有入库的合格品才能由库管员控制、发放和使用。
第14条采购检验专员储存和保管抽样的样品。
第15条检测中不合格的采购物资根据公司制定的《不合格品控制程序》的相关规定处置，不合格的采购物资不允许入库，由采购人员移入不合格品库，并进行相应的标识。
第16条如果是紧急采购物资，来不及检验和试验时，需按紧急放行相关制度规定的程序执行。
第17条采购部按规定期限和方法保存采购物资检验的记录。
第4章采购物资检验实施要点
第18条采购检验专员收到“采购物资检验报告单”后，依检验标准进行检验，并将采购物资的供应商、品名、规格、数量、验收单号码等填入检验记录表内。
第19条采购物资应于收到验收单后三日内验收完毕，但急需的采购物资可优先办理。
第20条检验时，如果采购检验专员无法判定货物是否合格，应立即请技术部、请购部委派人员会同验收，会同验收的参与人员必须在检验记录表内签章。
第21条采购检验专员执行检验时，抽样应随机化，不得以个人或私人感情为由予以判定是否合格。
第22条采购检验专员必须及时反馈采购物资检验情况，将供应商的交货质量情况及检验处理情况登记于供应商交货质量登记卡内，并每月汇总于供应商交货质量月报表内。
第23条采购检验专员须根据采购物资的实际检验情况，对检验的方案、程序等提出改善意见或建议。
第24条采购检验专员应定期校正检验仪器、量规，保养试验设备，以保证采购货物检验结果的准确性。
第5章采购物资检验结果处理
第25条经采购检验专员验证，不合格品数低于限定的不合格品个数时，则判为该批来货允收，采购检验专员应在“进料检验报告表”上签名，盖“检验合格”印章，通知仓储部收货。
第26条若不合格品数大于限定的不合格品个数，则判定该送检批为拒收。采购检验专员应及时在“进料检验报告表”上签名，盖“检验不合格”印章，经相关部门会签后，交仓储部、采购部办理退货事宜。同时在该送检批货品外箱标签上盖“退货”字样，并挂“退货”标牌。
第27条特采规定。
1?“特采”是指采购货物经采购检验专员检验，其质量低于允许接收的标准，虽然采购检验专员提出“退货”的要求，但是由于急需情况或其他原因，请购部门作出“特别采用”的决定。
2?若非迫不得已，请购部门尽可能不启用“特采”。即使采用，也应按严格的程序办理，计提请参照公司制定的《特采作业管制制度》。
第28条若送检物资不合格品数超过规定的允收水准，经特批后，可进行全数检验，选出其中的不合格品退回供应商，合格品办理入库或投入生产手续。
第29条送检物资几乎全部不合格，但经过加工处理后即可使用的，由采购部送生产部加工。
第30条采购检验专员对加工后的物资进行重检，对合格品接收，对不合格品办理退货手续。
第6章附则
第31条本制度由采购部、质量管理部共同制定。
第32条本制度经总经理审批后实施，修正、废止时亦同。
编制人员 审核人员 批准人员
编制日期 审核日期 批准日期
第三节 采购质量控制管理表格
一、采购检验报告
编号： 日期： 年 月 日
物资名称 规格
批号 数量
采购日期 到货日期
供应商编号 供应商名称
检验记录
检验项目 检验标准 检验结果 合格 不合格 备注 总评
□合格
□不合格